Cartographie processus RH – Conseils, méthode

Dans cet article, nous éviterons d’utiliser des termes accrocheurs tels que performance, efficience ou amélioration continue. En effet, ils ne vous aideront pas à produire votre cartographie processus RH. Notre but est de vous fournir des méthodes et des outils faciles à prendre en main.

Cet article a pour objectifs :

• Introduire les concepts généraux à connaître avant de se lancer dans une cartographie (si vous les connaissez déjà, passez directement au point suivant).
• Vous accompagner étape par étape dans la construction de votre cartographie de processus Ressources Humaines.

Qu’est-ce qu’une cartographie des processus des Ressources Humaines ?

Définition d’un processus RH

Un processus des Ressources Humaines représente l’enchaînement de diverses étapes consécutives et parfois simultanées pour réaliser une ou plusieurs activités RH d’une organisation. Ce processus est composé de tâches, de collaborateurs, de logiciels, d’équipements, d’informations, de stocks…

Un processus est documenté, et peut éventuellement être géré à travers un logiciel de gestion de processus (BPM – Business Process Management).

Pour approfondir la théorie relative aux processus, voici un lien vers la page Wikipédia.

Exemple de processus RH et leurs principales étapes

De nombreux autres processus des Ressources Humaines existent :

Définition d’une cartographie de processus

La cartographie de processus est tout simplement un schéma présentant le fonctionnement d’une activité. Sur une cartographie, vous avez la possibilité d’illustrer :

• Succession des étapes,
• Interactions entre collègues,
• Flux de documents et d’informations,
• Livrables et stocks,
• Rôles et responsabilités,
• Outils et logiciels,

Comme le dit l’adage : une image vaut mille mots.

Cette représentation ne suit pas forcément des standards spécifiques, mais cela n’est pas un souci puisqu’elle demeure compréhensible par tous. Ce qu’il faut garder à l’esprit, c’est qu’il n’existe pas de directives précises ; cela varie en fonction des besoins de l’entreprise, de la complexité du projet et des aptitudes du rédacteur.

La cartographie processus des Ressources Humaines un formidable outil de communication.

Indépendamment de l’approche de modélisation utilisée (cartographie simple, SIPOC, BPMN, VSM, entre autres), la modélisation d’un processus s’avère être un excellent moyen de communication pour persuader les acteurs concernés de l’importance de votre initiative.

Elle procure de la transparence, de l’objectivité et des éléments tangibles (par exemple, les inventaires, les délais, la quantité d’erreurs, les ressources, etc.) en vue de prendre de bonnes décisions. Par ailleurs, elle contribue également à renforcer votre légitimité et à gagner en confiance auprès des acteurs impliqués.

Les objectifs de la cartographie processus RH

La représentation d’une activité ou d’un processus a trois objectifs principaux, dont nous décrivons les avantages :

La méthode pour réaliser une cartographie

Un exercice collectif débutant par un audit du processus

Pour réaliser une cartographie de processus RH, vous devrez vous appuyer sur les personnes qui opèrent le processus. Si elles sont trop nombreuses, il faudra rencontrer un échantillon représentatif de cette population.

Faites attention à rencontrer les bonnes personnes. Parfois, il pourra être plus pertinent de rencontrer un opérationnel que son manager pour connaître le fonctionnement exact d’un service.

Par ailleurs, il peut être difficile pour certaines personnes d’expliquer leur façon de travailler (vous serez surpris du nombre de personnes que cela représente, qu’importe leur niveau dans la hiérarchie d’ailleurs. Une personne peut parfaitement faire un enchaînement de tâches depuis des années et être incapable de présenter son travail sans manquement). Donc n’hésitez pas à reposer des questions, à reformaliser devant elle l’enchaînement des tâches.

Si vous avez du temps, nous pouvons que vous recommander de faire des observations terrains (en suivant par exemple la méthode DILO Day In a Life Of ou la méthode du Gemba Walk). Avec cette approche vous acquerrez l’exhaustivité et également la sympathie des personnes qui verront que vous prenez du temps pour comprendre leur quotidien.

Dans tous les cas, faire preuve de bienveillance, d’écoute et de pédagogie sera bénéfique pour la suite du projet, surtout s’il s’agit d’un projet entraînant d’importants changements organisationnels ou des transformations digitales.

Utiliser les bons outils de cartographie

Stylo et papier : utiliser ses mains pour créer des éléments a toujours son charme :). Sans entrer dans les détails cognitifs, cela offre de nombreux avantages notamment lorsque vous animez des ateliers ou que vous êtes sur le terrain.

Logiciel bureautique comme les tableurs, PowerPoint ou Google Slides : Ils sont faciles à partager et à utiliser en collaboration. De plus, ces outils sont largement connus. Le seul aspect contraignant, qui peut être à la fois positif et négatif, est la taille limitée d’une diapositive (ce qui peut parfois être bénéfique pour mieux structurer ses processus).

Logiciels de design tels que Canva, Figma, Miro ou Lucidchart (liste non exhaustive) : Ils offrent les mêmes avantages que les outils bureautiques, à la différence près que l’espace de travail y est illimité ! Une initiation relativement courte est nécessaire pour maîtriser ces logiciels. De plus, leur atout majeur réside dans l’intégration de modules spécifiques de création de processus.

Logiciels de cartographie de processus tels que Viflow, Visio ou Camunda (liste non exhaustive) : Étant spécialisés dans la représentation de processus, ces logiciels sont très performants. Toutefois, leur apprentissage demande un investissement de temps relativement important. Ils se caractérisent par leur rigueur : si une information doit être ajoutée et qu’elle n’est pas prévue par le logiciel, il peut être difficile de la faire apparaître.

Pour information, nous NE présentons PAS ces solutions comme des niveaux de maîtrise (de débutant à expert). Chacune a des avantages spécifiques à utiliser selon différents besoins et usages :

• Si vous êtes sur le terrain, prenez un crayon et une feuille.
• Si votre processus doit être lisible sur des slides, utilisez un outil bureautique.
• Si vous devez être très exhaustif utilisez un logiciel de design.
• Si vous devez suivre des normes et exigences, utilisez un logiciel de cartographie.

Cartographier le processus Ressources Humaines

De nouveau, une image vaut mille mots :

Il faut voir la cartographie comme une carte routière d’un processus permettant d’identifier :

• Les événements (début, fin, intermédiaire) symbolisés par des cercles.
• Les acteurs représentés par les lignes colorées.
• Les activités (tâches, processus) représentées par des rectangles.
• Les décisions et conditions (appelés passerelles) sous forme de cercle.
• Les flux de séquences et les flux de messages qui lient les différents éléments.
• Les outils et logiciels utilisés (action faite à l’oral, sur papier, sur un logiciel…).

En parallèle de cette cartographie, sur un autre document ou sur une autre cartographie dédiée, vous pourrez suivre pour chaque processus :

• Sa durée
• La durée de chaque action
• Sa récurrence
• Les niveaux de stocks à chaque étape
• La satisfaction par les collaborateurs relative à chaque action
• Les problèmes et les manquements à chaque niveau

La cartographie processus RH doit être partageable et évolutive

Certes, une fois terminée votre cartographie des processus sera un super point de départ pour optimiser votre fonctionnement. Cependant si vous arrivez à rendre cette cartographie vivante et utilisée par d’autres collaborateurs dans leur quotidien alors vous aurez rempli à 200% votre mission.

Un des outils les plus accessibles pour réussir cette mission est la fiche de processus.

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Vous savez maintenant tout sur la cartographie processus RH. Maintenant c’est à vous de jouer ! A très vite pour plus de contenus !