Cahier des Charges ERP

Cahier des charges ERP, conseils concrets, modèles inédits


Des conseils et modèles pour rédiger votre cahier des charges ERP

Pourquoi la création d’un cahier des charges ERP n’est pas à prendre à la légère ?

Le cahier des charges ERP est la pierre angulaire pour choisir un fournisseur de solution ERP. Que la mise en concurrence soit rigoureusement encadrée (comme pour les appels d’offres publics) ou qu’elle soit plus souple (comme souvent dans les TPE-PME), un bon cahier des charges est le principal levier pour vous assurer de recevoir les meilleures réponses possibles à votre besoin.

Néanmoins, le cahier des charges souffre d’une mauvaise image, on a souvent tendance à le voir comme un document rébarbatif et compliqué à lire… Et pourtant, il devrait être le manifeste de votre projet ! En effet, ce document servira aussi bien aux fournisseurs pour comprendre la situation, qu’à convaincre et unir les parties prenantes de votre entreprise autour de votre projet. 

Différence bon et mauvais cahier des charges

Ce travail de rédaction n’est donc pas à prendre à la légère car la différence entre un bon et un mauvais cahier des charges influencera toute la suite du projet. En effet, un mauvais cahier de charges entraîne des trous dans la raquette, qui entraînent des ratés, qui entraînent à leur tour des dépenses supplémentaires pour réparer le désordre (sans compter le coup au moral).

Et nous ne vous parlons pas des dizaines de questions que poseront les candidats pour éclaircir les points restés obscurs pour eux. Ce sera autant de temps perdu pour vous, voire autant d’occasions manquées, car si votre contexte est flou, cela peut entraîner une mauvaise interprétation de la part des fournisseurs qui pourraient ne pas se positionner du tout alors qu’ils auraient parfaitement répondu à vos attentes.

Dans ce guide, nous vous donnerons toutes les étapes et les outils pour que la rédaction du cahier des charges soit la plus efficace et précise possible.

Par ailleurs, nous voyons également ce guide comme un outil de prise de recul pour votre projet ERP. En le lisant, vous pourrez sûrement identifier de nouveaux axes de travail et donc avoir une vision plus claire des prochaines étapes.

Structure du cahier des charges ERP

Vous trouverez ci-dessous l’ensemble des éléments qui doivent apparaître dans votre cahier des charges. Chaque oubli ou omission représentera un risque pour la suite du projet. En effet, les projets ERP ont horreur du vide !

Le cahier des charges n’est donc pas un fourre-tout. Comme le disait Victor Hugo, la forme c’est le fond qui remonte à la surface. Donc si votre fond est mauvais, votre cahier des charges sera mauvais.

Liste des points à aborder dans votre cahier des charges ERP

Structure Cahier des charges ERP

Téléchargez sans mail le guide complet pour rédiger un cahier des charges ERP

Etape 1 Cahier des charges ERP : Votre contexte général

Objectif de cette partie : 

Expliquer votre contexte permettra aux candidats de mieux cerner votre situation et vos besoins. Cette première impression peut même conduire certains fournisseurs à s’auto-disqualifier, réalisant que leur offre n’est pas adaptée à vos exigences – ce qui constitue finalement un gain de temps pour les deux parties.


En effet, il arrive fréquemment que des fournisseurs postulent alors qu’ils sont en dehors de leurs compétences ou du périmètre du projet, et inversement, simplement parce que le cahier des charges manque de clarté. Cela s’avère malheureux car soit vous perdez du temps à traiter leur candidature, soit vous découragez un fournisseur adapté. Dans l’un de ces cas, toutes les parties prenantes sont perdantes.

Présentation de votre entreprise, de vos activités et des vos enjeux

Présentation de vos activités et de vos enjeux

Point 2 : Vos besoins

Objectif de cette partie :
Présenter le plus précisément possible votre besoin et son périmètre. Plus cette partie sera claire et complète, plus les éditeurs d’ERP pourront comprendre facilement votre complexité et moins les réponses des candidats seront hors sujet. Ce qui représente tout de même un sacré gain de temps pour toutes les parties.

Présentation du problème et du périmètre ERP

En quelques phrases, présentez : le projet, le périmètre, la problématique, les enjeux du projet, vos motivations, vos objectifs…

Présentation du projet ERP et de la problématique
Exemple de périmètre de digitalisation ERP

Les besoins fonctionnels attendus et présentation des familles d’utilisateurs

Les besoins fonctionnels représentent une description des macro étapes sur votre périmètre.

Le but est de rester suffisamment large pour ne pas avoir une liste trop détaillée, mais d’être suffisamment précis pour que le fournisseur puisse se projeter dans votre fonctionnement.

Concernant les utilisateurs, de nombreux ERP facturent au nombre d’utilisateurs. Il sera donc important de faire figurer les profils des futurs utilisateurs dans votre cahier des charges.
Par ailleurs, il existe différentes familles d’utilisateurs dans votre organisation et dans les logiciels. Établir les bons droits pour les bons utilisateurs vous fera faire des économies.

Les besoins fonctionnels attendus à intégrer au cahier des charges ERP
Cahier des charges ERP - Présentation des utilisateurs

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Etape 3 Cahier des charges ERP : Exigences et contraintes

Objectif de cette partie : 

Lister vos principales exigences et contraintes pour que les candidats puissent trouver des solutions

La différence entre exigence et contrainte ERP

Il est fréquent de confondre les concepts d’exigence et de contrainte. Il est donc essentiel de bien maîtriser cette distinction pour la bonne réussite de votre projet.

Les contraintes représentent les limites ou les restrictions auxquelles un logiciel doit se conformer. Elles sont imposées par des facteurs extérieurs tels que des normes, des lois, des réglementations ou des ressources limitées. Les contraintes sont inévitables et doivent être respectées.

En revanche les exigences sont les besoins, attentes ou souhaits exprimés et voulus par les utilisateurs, clients, parties prenantes ou l’entreprise elle-même. Les exigences peuvent être adaptées et ajustées en fonction des priorités et des ressources disponibles pour le projet.

Etape 4 : Votre vision du déploiement de l’ERP

Objectif de cette partie : 

Présenter aux candidats le planning que vous avez prévu sur le projet, et qui en général a été validé par la direction de l’entreprise.

Le planning du projet ERP

Intégration

L’intégration est la phase où les différents composants et fonctionnalités de l’ERP sont combinés pour créer un produit adapté à vos besoins.

L’objectif de cette étape est de s’assurer que le logiciel fonctionne correctement dans son ensemble, que les composants interagissent correctement entre eux et qu’il n’y a aucun dysfonctionnement majeur ou bug dérangeant.

Cela implique généralement des phases d’ateliers et de tests approfondis avec des utilisateurs clés pour s’assurer d’une parfaite adéquation.

La phase pilote du projet ERP

La phase pilote consiste à déployer l’ERP à un petit groupe d’utilisateurs afin d’évaluer son fonctionnement dans un environnement réel. 

L’objectif est de recueillir des retours d’expérience des utilisateurs et d’identifier les problèmes ou les améliorations nécessaires avant la phase de généralisation. 

La phase pilote permet également de vérifier la pertinence de la formation, des dispositifs d’assistance et de la documentation.

La phase de pilote se termine par un bilan. Pour qu’il soit efficace, il sera nécessaire de mettre en place des dispositifs de mesure et d’écoute lors de la phase pilote.

La généralisation

La généralisation est la phase de déploiement final d’un ERP auprès de toute l’entreprise. Elle peut néanmoins être segmentée par régions, pays, directions, services si vous le trouvez nécessaire.

L’objectif de cette étape est d’offrir un ERP pleinement opérationnel, performant et efficace à l’ensemble de la population cible.

Cela implique une communication claire, une formation adéquate et un soutien continu pour assurer une bonne adoption et appropriation.

Exemple de plan projet ERP et points d’attention

Cahier des charges ERP : Plan projet

Points d’attention : les prérequis organisationnels et RH, la liste des collaborateurs impactés et leur habilitation, la migration et la reprise de données, les interfaçages, la conduite du changement, les infrastructures

Etape 5 : Le format de la réponse des candidats

Il est important de cadrer la réponse des candidats. Dans le cas contraire, vous perdrez énormément de temps à traiter leur candidature.

Pour ce faire, nous vous recommandons de forcer les candidats à envoyer quatre documents : 
– Le cadre de réponse (que vous leur aurez fourni) complété
– La présentation de leur démarche vis-à-vis de votre projet
– La documentation fonctionnelle et technique de leur produit
– Une présentation de leur entreprise

Le cadre de réponse

Nous vous recommandons la création d’un cadre de réponse à compléter par les candidats. Vous pouvez utiliser tout simplement un tableur (excel ou autres).
Chaque onglet de ce tableur abordera des points différents de votre cahier des charges ERP :
– Onglet 1 : Couverture des besoins fonctionnels
– Onglet 2 : Intégration avec les logiciels existants
– Onglet3 : Réponses aux exigences et contraintes techniques
– Onglet 4 : Réponses à la prise en compte des processus clés
– Onglet 5 : Prix

Cahier des charges ERP : Cadre de réponse
Cahier des charges ERP format de réponses
Cahier des charges ERP : onglets de réponses

Etape 6 : Déroulement des candidatures

Il est important d’informer les candidats des différentes étapes de candidature et des délais.
Concernant les dispositifs de sélection, vous pouvez suivre et adapter cet exemple :
– J+0 – Lancement de la mise en concurrence et contact d’une sélection d’éditeurs (que vous aurez choisie en amont)
– J+30 – Date limite de dépôt des candidatures
– J+45 – Sélection d’une shortlist de trois à quatre candidats (ceux qui auront les meilleures notes (cf partie suivante) et invitation à une soutenance visant à présenter leur offre et à animer une démonstration de leur solution (comme ils connaîtront votre fonctionnement, vous pourrez évaluer s’ils ont pris la peine d’adapter leur démonstration)

Découvrir l’étape 7 de notation et évaluation des candidatures en téléchargeant le guide, pas besoin d’email, l’accès est livre

Cahier des charges ERP : Notations de candidats

Points d’attention : les prérequis organisationnels et RH, la liste des collaborateurs impactés et leur habilitation, la migration et la reprise de données, les interfaçages, la conduite du changement, les infrastructures

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