De nombreuses PME souhaitent se dématérialiser ou tirer parti de nouvelles technologies d’automatisation de processus. Cependant, par le passé, ces optimisations étaient strictement réservées aux grandes entreprises et aux organisations disposant de services informatiques. Aujourd’hui, une PME peut profiter de fonctionnalités de Business Process Management workflow pour rationaliser son activité sans avoir à écrire une ligne de code et à moindre coût.
En effet, des logiciels offrent aux PME la possibilité de transformer leurs processus et leur travail papier en un enchaînement précis et simple de formulaires dynamiques. Ces logiciels de workflow ou de BPM permettent alors de distribuer les bonnes tâches, aux bonnes personnes, aux bons moments et sans clic inutile.
Cette nouvelle opportunité pour les PME est possible grâce à l’utilisation de fonctionnalités no-code, c’est-à-dire utilisable sans avoir à écrire une ligne de code, et grâce à des modèles tarifaires adaptées.
Qu’est-ce qu’un BPM Business Process Management workflow ?
Le BPM, Business Process Management, est une méthode de rationalisation et d’amélioration de processus. Elle s’appuie sur la décomposition du processus en un simple enchaînement d’étapes. Ces dernières forment un ensemble de tâches individuelles ou multi-acteurs, linéaires ou soumises à des conditions, manuelles ou digitalisées ou en partie automatisées.
Le savoir-faire et les instructions liés à une opération d’une entreprise sont donc centralisés. Elles permettent ainsi aux équipes de se concentrer sur les tâches les plus importantes.
Un BPM peut être documenté en papier, pdf, tableurs ou être digitalisé sur un logiciel. Ce logiciel permet alors aux PME de transformer leurs processus en des expériences guidées pour leurs équipes. Ces solutions sont appelées logiciels de workflow ou logiciels BPM.
Un business process management workflow ou BPM workflow est donc l’utilisation d’un logiciel pour guider les équipes dans la réalisation efficace de tâches d’un processus et incluant des fonctionnalités d’automatisation.
Par ailleurs, avec un logiciel BPM ou logiciel de workflow, vous pouvez créer des processus incluant à la fois des tâches manuelles et des tâches automatisées.
Exemples de Business Process Management workflow pour PME ?
Toutes les activités en entreprise sont des processus. En effet, la gestion des demandes de devis, les demandes de congés, la gestion des approvisionnements, la facturation… sont toutes de simples enchaînements de tâches. Par exemple, la gestion d’une demande de devis est composée des étapes suivantes.
Exemples de business process management workflow de traitement des demandes de devis
- Récupérer la demande du prospect en suivant une trame d’interview
- Créer un contact, une entreprise et une opportunité dans le CRM
- Qualifier l’opportunité
- Si pertinente, produire et calculer le devis. Sinon communiquer le refus au prospect.
- Etc.
Dans le schéma précédent, nous avons représenté le fonctionnement d’un Business Process Management workflow. On peut remarquer deux niveaux de représentation :
- Le diagramme de processus avec l’enchaînement des tâches. Il est construit sur le workflow builder du logiciel Lapala
- Les blocs qui représentent l’expérience guidée « employé » sur leur workspace Lapala :
- Sur l’étape 0, sur leur espace de travail, les employés accèdent à un lanceur de workflow. Ils sélectionnent alors le workflow qu’ils veulent lancer
- A l’étape 1, ils accèdent à un formulaire dynamique. Ils complète les informations guidées du formulaire Lapala.
- Puis une automatisation se lance à l’étape 2, les données saisies à la tâche 1 sont automatiquement envoyées dans le CRM. Puis elles sont redistribuées automatiquement à la tâche 3.
- A l’étape 3, pour que l’employé n’ait pas à ressaisir d’information, les données ont été réimportées automatiquement. L’employé remplit alors uniquement les champs personnalisés et guidés du formulaire
- L’étape 4 débute par une vérification automatisée de conditions qui mènent à différentes étapes. Ces conditions dépendent des informations saisies précédemment et orientent la suite de l’expérience
- Etc.
Autres exemples fréquents chez nos clients
Nous allons vous présenter les processus les plus fréquents chez nos clients mais comme vous l’aurez compris, tout est 100% personnalisable selon vos besoins.
Exemple 1 – Workflow d’approbation des achats
Exemple 2 – BPM de gestion des interventions
Exemple 3 – Gestion des factures fournisseurs
Exemple 4 – Workflow de saisies d’une note de frais
Avantages de l’utilisation de Business Process Management workflow ?
Les logiciels de Business Process Management workflow sont une très bonne première étape pour optimiser les processus de votre entreprise. Par ailleurs, ces outils simples et intuitifs peuvent convaincre rapidement vos équipes de leur valeur ajoutée sans avoir à faire de grandes formations et conduites du changement.
Fin des saisies manuelles et rébarbatives pour les équipes
Grâce à la collecte des données tout au long du workflow et grâce aux fonctionnalités de connexion à vos logiciels existants, les équipes n’ont plus à perdre de temps dans les saisies multiples de données existantes
Fin les recherches complexes d’information
Il n’est pas rare de chercher partout une information, auprès de ses collègues, dans les différents logiciels… et ne rien trouver. Les logiciels de workflow facilitent cela en créant un écosystème homogène.
Mise à jour automatique des autres logiciels
Les logiciels de BPM se connecte à vos autres logiciels et déclenchent des automatisations aux moments voulus. Cela libère les équipes des tâches rébarbatives de mise à jour de données dans les différents logiciels.
Meilleur visibilité et suivi
Les outils de business process management workflow offrent des fonctionnalités de suivi et reporting des données qui permet aux managers de visualiser l’avancement et d’agir en conséquence
Fin des multiples tableurs Excel
Il n’est pas rare que dans un processus, chaque employé ait créé son tableur pour suivre les tâches réalisées. Cela éparpille la donnée et dégrade la collaboration. Avec un logiciel comme Lapala, tout est centralisé.
Création no-code pour PME
Si besoin de créer une nouvelle expérience guidée grâce à des formulaires Lapala ou si vous avez besoin de faire une mise à jour, vous pouvez en quelques clics créer ou modifier vos workflows et sans coder
Efficacité et productivité
Les logiciels de workflow permettent de distribuer la bonne tâche à la bonne personne, au bon moment et sans clic inutile. Les circuits de validation deviennent donc efficaces. Vous gagnez alors en performance.
Confort au travail
Le travail des équipes est amélioré grâce l’ergonomie et automatisations qui les libèrent des tâches rébarbatives. Ils n’ont plus à se soucier des instructions grâce aux expériences guidées des BPM
Amélioration délai
et satisfaction client
Tous les gains amènent une réduction des délais et amélioration de la qualité. Vos clients sont alors mieux servis. Cela améliore ainsi la satisfaction client sur vos activités.
Comment mettre en place un business process management workflow ?
Pour cette partie, nous allons utiliser le Business Process Management workflow Lapala. Il est simple à utiliser et adapté aux PME.
La puissance des logiciels de workflow est qu’une cartographie de processus est automatiquement transformée en expérience guidée pour vos équipes. Il n’y a pas de transformation ou de manipulation à faire en ce sens.
Étape 1 : Conception et modélisation du business process management workflow
- Seul ou avec vos équipes, construisez la structure du workflow sur le logiciel de BPM choisi. Bloc par bloc, concevez l’ensemble des étapes du processus en suivant ces consignes :
- Un bloc représente une seule tâche. Par exemple, saisir une demande.
- Un bloc peut être une automatisation. Par exemple, mettre à jour un CRM
- Le nom du bloc est réutilisé dans l’expérience. Il faut veiller à en écrire un compréhensible de vos équipes
- S’il existe des conditions qui segmentent le processus en plusieurs branches, finissez d’abord le premier chemin avant de commencer les suivants.
- Pour chaque bloc, définissez un acteur.
- Commencez par créer les différents acteurs et rôles dans l’espace de gestion des acteurs.
- Pour chaque bloc, modifiez l’acteur. A savoir que dans Lapala, les automatisations sont considérées comme des acteurs.
Pour ceux qui préférent un format vidéo, je vous invite à regarder cette vidéo
Etape 2 – Créer l’expérience guidée et formulaires dynamiques dans chaque bloc du workflow
Chaque bloc du workflow est soit une expérience guidée, soit une automatisation. L’expérience guidée est tout simplement un formulaire dynamique pour vos équipes. Grâce aux concepteurs de formulaires vous pouvez créer des champs personnalisés selon votre savoir-faire et vous pouvez afficher automatiquement des données qui ont été saisies dans les étapes précédentes ou qui proviennent d’autres logiciels existants dans votre entreprise.
Étape 3 – Test, exécution et optimisation sans effort le workflow
Une fois le business process management workflow construit, vous pouvez y connecter des données et le tester. Même s’il n’est pas parfait vous pouvez le tester avec vos équipes. Il apportera déjà de premiers gains opérationnels même s’il n’est pas parfait.
Au fur et à mesure des remontées de vos équipes, vous pourrez en quelques clics modifier le business process management workflow.
Vous savez tout du business process management workflow. Maintenant à vous de jouer !
Laisser un commentaire