La modélisation des processus est une approche très intéressante dans les entreprises. Cette démarche permet de comprendre le fonctionnement existant, de le cartographier et d’en faire un outil de communication compréhensible par tous les collaborateurs. Il existe de nombreuses façons de modéliser des processus : logigramme simple, SIPOC, BPMN, VSM, UML… Dans cet article, nous nous concentrerons sur la norme BPMN et BPMN 2.0 pour Business Process Model and Notation.
A savoir avant de lire cet article
Le BPMN est une norme d’un niveau relativement avancé en modélisation des processus. Si vous débutez dans la production de diagramme métier, nous vous recommandons de commencer avec de simples (mais efficaces) logigrammes.
Nous avons écrit un article dédié pour vous permettre de monter rapidement en connaissance et compétence. Vous y trouverez conseils, astuces et outils à utiliser.
Progresser en modélisation des processus grâce à notre article dédié
C’est quoi un diagramme BPMN ?
Le BPMN (pour Business Process Model and Notation) est une norme de modélisation des tâches d’un processus métier à l’aide d’un logigramme à couloir. Elle offre un langage standardisé permettant notamment de visualiser l’ensemble des activités, les acteurs, les responsabilités, les conditions, les décisions et les événements.
Par processus, nous entendons un enchaînement de tâches et étapes, consécutives ou simultanées, individuelles ou collaboratives.
Il existe de nombreuses autres façons de modéliser un processus métier : logigramme simple, SIPOC, VSM, UML. Si vous êtes libre du format, à vous de choisir la modélisation et cartographie qui vous convient le mieux.
Ces diagrammes sont souvent utilisés à des fins d’audits des processus, d’état des lieux, de documentation avec des fiches processus et d’optimisation des process métier.
En savoir plus grâce à notre article sur l’automatisation des processus
Quelle différence entre BPMN et BPMN 2.0 ?
Le BPMN a été instauré par la Business Process Management Initiative (BPMI), repris par l’Object Management Group (OMG) suite à leur fusion en 2005. Leur objectif était de mettre en place un standard de modélisation des processus pour les flux d’activités et d’informations des entreprises.
Jusqu’en 2011, des modifications mineures ont été mises en œuvre par l’OMG. En 2011, l’introduction d’importants principes complémentaires à la norme a mené à la norme Business Process Model and Notation version 2.0. On y retrouve de nouvelles possibilités de documentation et de cartographie relatives aux événements, aux décisions et aux formats d’échange.
Le BPMN 2.0 est donc la logique évolution du BPMN version 1, en prenant en compte l’utilisation de logiciels et l’interopérabilité entre les systèmes.
Avantages du Business Process Model and Notation
Outil de communication puissant
Les modélisations BPMN sont lisibles et compréhensibles quasiment sans explication préalable. Cela en fait un outil parfait pour conduire des projets de transformation parmi les parties prenantes.
Langage standardisé entre les services
Les mêmes règles sont appliquées que ce soit sur un processus commercial, un processus d’achat, un processus de planification de la production ou un processus de facturation. Tous les acteurs parlent alors le même langage.
Documentation simplifiée
Les diagrammes et cartographies sont plus intéressants que les listes textuelles de tâches. Vos documentations et fiches processus auront alors plus d’impacts
Les éléments et objets des diagrammes BPMN 2.0
Les événements d’entrée et sortie
Ce sont des objets qui représentent des événements déclencheurs du processus, des impacts en cours de process et la ou les fins du workflow. Par exemple : une demande client, une alarme, un niveau de stock, une erreur…
Les activités, tâches ou étapes et les flux
Ces symboles représentent une activité réalisée par personne ou par une automatisation (en savoir plus sur l’automatisation des tâches). Elle est de forme rectangulaire. Les flux symbolisés par des flèches représentent l’ordre des tâches à effectuer
Les branches BPMN
Un processus peut se scinder selon une décision ou une condition. On peut se concentrer sur deux types : les actions simultanées (deux acteurs font deux actions en parallèle et nécessaires au processus) et les actions sous conditions (action 1 si événement, sinon action 2).
Les couloirs ou lignes de nage
Chaque acteur, rôle ou service est positionné sur un couloir ou une ligne de nage. Si vous voulez vous abstraire de lignes, vous pouvez dessiner des pastilles de couleur sur chaque action mais ça ne sera plus du BPMN. Mais si c’est plus pratique pour vous n’hésitez pas !
Les informations complémentaires ou artefacts
Pour rendre plus riche le diagramme BPMN 2.0 différentes informations peuvent être ajoutées. Vous êtes totalement libre de leur symbole, tant que vous gardez une certaine homogénéité. Par exemple :
- Les outils, logiciels et applications utilisés.
- Les stocks disponibles à chaque phase.
- Les interactions orales, papier ou via un logiciel.
- Le temps nécessaire pour mener à bien les actions.
- La durée de réalisation de chaque tâche.
- La fréquence à laquelle elles sont effectuées.
- Les documentations ou procédures à suivre.
- Le degré de satisfaction des employés concernant chaque opération.
- Les difficultés et les lacunes rencontrées à chaque étape
- Des annotations et commentaires
Exemple de modélisation BPMN à couloir pour les processus d’achat
Suivre la norme BPMN, c’est bien. Créer un diagramme adapté à vos besoins, c’est mieux
Sauf si vous n’avez pas d’autres choix que de respecter la norme BPMN 2.0 (notamment pour des sujets d’opérabilité ou de design informatique), nous vous recommandons de prendre le meilleur de cette norme (et des autres) pour créer votre propre méthode de modélisation des processus.
En effet, les normes ont tendances être pour et uniquement pour les experts. Si votre diagramme a des objectifs de conduite du changement auprès de collaborateurs, nous vous invitons à produire des cartographies qui leur parlent et que vous pourrez expliquer facilement (sans transpirer).
Dans tous les cas, que vous ayez respecté la norme BPMN ou non, les modélisations vous aideront dans votre projet d’optimisation et d’amélioration continue.
Par ailleurs, n’hésitez pas selon les publics à faire différentes versions, avec des éléments cachés ou des explications plus abstraires pour faciliter la compréhension de la cartographie.
Les autres types de diagramme SIPOC, VSM, UML
Le diagramme SIPOC
SIPOC pour Suppliers (Fournisseurs), Inputs (Entrées), Process (Processus), Outputs (Sorties) et Customers (Clients).
Une cartographie SIPOC pour comprendre facilement le fonctionnement général d’un processus. C’est une outil provenant des démarches Six Sigma.
Les avantages du diagramme SIPOC :
- Identification des pistes d’amélioration, telles que la réduction des déchets ou des surplus de production
- Facilité de création ; pas besoin de matériel spécialisé. Une feuille de papier ou Powerpoint suffisent
- Bonne base pour construire des modélisations plus complexes
Les inconvénients du diagramme SIPOC :
- Simplicité excessive, nécessitant souvent des analyses complémentaires
- Absence de détails sur les relations, les flux et les stocks
Le diagramme UML
Le diagramme UML (Unified Modeling Language) est initialement utilisé dans le milieu du logiciel mais il est également utile pour identifier les indicateurs clés d’une activité et leur corrélation.
Son principal avantage lister de manière exhaustive les sources d’informations. C’est idéal pour optimiser un processus ou pour identifier des solutions.
Diagramme VSM pour la modélisation de processus
Provenant des démarches Lean, le diagramme Value Stream Mapping ou VSM a pour principal objectif de visualiser les flux physiques (de demande, de matières premières, de stocks, de ressources, informations…) et les délais de traitement sur toute la chaîne de valeur.
Le principe du diagramme VSM est d’identifier les éléments qui apportent une valeur ajoutée pour le client, ceux qui n’en apportent pas et ceux qui, bien que n’en apportant pas, sont indispensables. Il permet ainsi de détecter les sources de gaspillage et d’améliorer l’efficacité globale du processus.
Conseils et astuces pour suivre la norme BPMN 2.0
- Bien étudier le processus avec des collaborateurs clés de l’entreprise et même si vous pensez avoir une bonne vision des choses. Vous serez surpris d’observer la différence ! Par ailleurs cela permet de conduire un possible changement auprès des équipes de l’organisation
- N’hésitez pas à bien définir les périmètres des processus. Mieux vaut commencer par produire un diagramme BPMN sur des plus petits périmètres que d’essayer de produire un énorme processus. Et ensuite fusionner au besoin selon la pertinence.
- Essayez de créer des diagrammes qui tiennent sur un slide PowerPoint. Cette limitation vous aidera également à rester simple et éviter des tentatives complexes.
- Rappel, vous pouvez produire différentes versions selon les parties prenantes que vous rencontrez. Cela permet de simplifier la compréhensoin de chacun/
Utiliser des plateformes BPM ou des logiciels de workflow pour rendre vos processus opérationnels et votre documentation toujours à jour
Un logiciel de workflow ou BPM (Business process management) est une plateforme construite autour d’un moteur de processus ou de workflow. Grâce à ce moteur, une entreprise peut répliquer le fonctionnement actuelle d’un processus d’entreprise (au plus proche de l’existant). Certains logiciels prennent en compte la modélisation BPMN.
Une fois le processus dessiné sur la plateforme, vous pouvez le transformer en application métier pour vos équipes. Ces logiciels amènent donc une meilleure collaboration entre les équipes, suppriment les erreurs et réduisent les délais.
Ces outils permettent également de documenter le processus et de le tenir à jour automatiquement. Et donc de s’abstraire des fiches pdf.
Vous savez maintenant tout de la norme BPMN. Maintenant c’est à vous de jouer ! A très vite pour plus de contenus !
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