Tout est processus en entreprise ! Prenez n’importe quelle activité, simple ou multi-conditions, individuelle ou multi-acteurs, elles suivent toutes un certain enchaînement de tâches. Une demande de devis, un achat, un recrutement, une facturation, un reporting sont donc tous des processus. Un outil permet de gérer et mutualiser tous les process sur un logiciel unique : le BPM Business Process Management. A l’aide de fonctionnalités de modélisation, de workflow, d’automatisation, les BPM permettent aux entreprises de toutes tailles de digitaliser, personnaliser et optimiser leur activité.
Par ailleurs, précédemment réservés aux grandes entreprises, de nouveaux logiciels se développent pour offrir la technologie BPM aux PME et ETI. Certains logiciels permettent également son utilisation en no-code et donc sans avoir besoin d’une DSI pour l’implémenter dans l’entreprise. Enfin, nous vous partagerons également un comparatif des logiciels de Business Process Management.
Qu’est-ce que le BPM Business Process Management ?
Définition processus
Un processus est un enchaînement de tâches en entreprise permettant de répondre à un besoin client ou interne. Cet enchaînement peut être linéaire ou multi-conditions, individuel ou collaboratif, avec étapes consécutives ou simultanées, non informatisé ou en partie automatisé.
Exemple de processus d’achat :
Définition BPM Business Process Management
Un BPM Business Process Management permet d’exécuter ces processus et de distribuer de manière ordonnée les différentes tâches aux bonnes personnes, au bon moment et sans clic inutile. En effet, au-delà d’être le centre de votre savoir-faire (modélisation, analyse, mesure, surveillance, optimisation…), les BPM se connectent à tous vos logiciels d’entreprise permettant de simplifier la vie des collaborateurs. Finis les saisies multiples, finis la recherche d’information manuelle, les logiciels de Business Process Management permettent d’afficher les données des logiciels existants, de mettre à jour automatiquement les CRM, ERP, SIRH, et donc de libérer du temps aux équipes.
Exemple sans et avec BPM Business Process Management sur un processus de demande de devis
Méthode sans BPM
Cette approche nécessite l’utilisation de multiples logiciels (CRM, outil de chiffrage, messagerie) et implique de nombreuses manipulations.
- Identification des besoins clients
2. Enregistrement des données prospects et opportunités dans le CRM
– Processus chronophage avec de nombreuses saisies manuelles
– Collecte de données parfois superflues pour le client mais essentielles en interne
3. Élaboration des devis via un outil de chiffrage
– Risque d’incohérences entre les estimations des différents commerciaux
4. Report manuel des données du devis vers les documents finaux
– Risques d’erreurs liés aux manipulations répétitives (copier-coller)
5. Mise à jour manuelle des informations dans le CRM
6. Communication avec le prospect
– Suivi et relances périodiques non automatisées, à ne pas oublier
Méthode avec Business Process Management
Cette approche optimise le flux de travail : Réduction des tâches administratives, orchestration de la donnée entre les différents logiciels…
- Identification des besoins clients
- Centralisation des données sur la plateforme
– Interface simplifiée pour la saisie des informations essentielles
– Automatisation de la collecte des données complémentaires
– Synchronisation en temps réel des données avec le CRM - Assistance au chiffrage
– Guidage des commerciaux pour une cohérence des chiffrages - Génération automatique des devis
– Production instantanée des devis en PDF
– Mise à jour simultanée du CRM - Automatisation des processus de communication
– Envoi automatisé des devis
– Gestion automatique des relances
– Mise à jour rapide des données dans le CRM
Les types de fonctionnalités d’une plateforme BPM
Concepteur de workflow
Améliorer la collaboration grâce à
des processus 100% personnalisables
Automatisations des logiciels
Libérer les collaborateurs
des tâches sans valeur ajoutée
No-code et Low-code
Gagner en rapidité
de mise en oeuvre pour des ROI rapides
Le concepteur de workflow est un élément central des plateformes de Business Process Management. Cette fonctionnalité offre la possibilité de configurer et personnaliser des processus sans nécessiter de compétences en développement informatique. Rapidement, un responsable métier peut élaborer un processus complet en intégrant des interfaces de saisie, des visualisations de données issues d’autres applications, des circuits de validation…
Ce concepteur de workflow permet également de :
- Définir des conditions logiques et des parcours opérationnels adaptés aux besoins spécifiques de l’entreprise.
- Gérer les acteurs et leurs rôles respectifs.
- Modéliser, cartographier et documenter les processus de manière fluide et intuitive.
- Gérer les données.
De plus, les plateformes BPM intègrent relativement facilement les systèmes d’information existants, sans avoir à écrire une ligne de code grâce aux API. Qu’il s’agisse d’un ERP, d’un CRM, ou tout autre logiciel métier, les possibilités d’automatisation libèreront rapidement du temps aux équipes.
En savoir plus grâce à notre article sur l’automatisation des processus
Les étapes pour prendre en main un logiciel BPM
Étape 1 : Comprendre le processus existant
Soit vous connaissez parfaitement le processus et vous pouvez passer à l’étape suivante. Soit nous vous invitons à réaliser un audit de processus afin de comprendre exactement comment les tâches s’enchaînent. Cet audit permettra selon le temps disponible d’identifier les acteurs, les outils, les responsabilités, les volumes, les données métiers et les sous-optimisations…
Un audit peut très bien durer quelques heures comme plusieurs jours. A vous de mettre le curseur au bon niveau, selon vos moyens et vos ressources. Nous avons écrit un article détaillant une méthode simple pour réaliser un audit (cf le lien ci-dessous).
En savoir plus, grâce à notre article donnant une méthode pour mener un audit des processus
Étape 2 : Modéliser succinctement le fonctionnement actuel et celui prenant en compte certaines automatisations
Cette modélisation peut être faite de la manière la plus simple possible. Il n’y a pas besoin de compétence particulière. Un dessin à main levée ou une cartographie sur des slides suffisent largement. D’autant plus que les BPM Business Process Management incluent des fonctionnalités de représentation graphique et d’ailleurs si vous êtes suffisamment à l’aise, vous pouvez utiliser directement le logiciel BPM.
Cette modélisation permet simplement de représenter l’enchaînement des actions, les acteurs, les conditions, les outils et les tâches qui pourraient être automatisées pour ensuite paramétrer simplement le BPM.
Étape 3 : Choisir le bon logiciel BPM
Selon vos contraintes, vos exigences et votre budget, vous pouvez choisir la plateforme de BPM Business Process Management adaptée. Même si nous aimerions que vous utilisiez notre solution, nous avons écrit un article comparatif des différentes solutions pour vous faire votre propre avis.
Etape 4 : Concevoir le processus sur le logiciel choisi
Différents chemins sont possibles pour la suite de la méthode. Vous aurez le choix d’utiliser en autonomie la plateforme de BPM Business Process Management (en utilisant la documentation, les tutoriels et le support de l’éditeur de logiciel). Ou de passer par l’éditeur ou un intégrateur pour vous accompagner dans la configuration d’un premier processus. Selon votre cas d’usage, certains éditeurs vous offrent même ce premier paramétrage pour vous aider à réussir sans effort votre premier objectif.
A noter que certains concepteurs de workflows sont no-code (sans écrire une ligne de code) et d’autres low-code (avec un peu de développement informatique). A voir quelles sont vos ressources disponibles pour ce projet.
Étape 5 : Exécuter, surveiller et optimiser au fil de l’eau
Une fois le processus opérationnel, vous pouvez le rendre disponible aux équipes. L’avantage des BPM Business Process Management est qu’ils demandent peu de temps de prise en main et sont relativement ergonomique. Cela facilite donc largement les formations et le support.
Au fur et à mesure de l’utilisation et grâce aux dispositifs de mesure des outils, vous pourrez rapidement identifier avec les collaborateurs de nouveaux gains possibles liés à la mise en place d’automatisation ou à la simplification du processus.
Avantages du BPM Business Process Management
Augmentation de l’efficacité
Un logiciel BPM permet de pousser les bonnes tâches aux bonnes personnes, aux bons moments et sans clics et frictions inutiles. Cela permet donc de fluidifier les processus et de les rendre plus productifs
Automatisation des tâches
Grâce à l’automatisation de certaines tâches et à l’interconnexion entre les logiciels, les collaborateurs sont libérés d’actions répétitives, chronophages et rébarbatives. Les coûts sur un processus sont alors réduits
Expérience collaborative guidée
Les équipes n’ont plus à se poser de questions, Ils peuvent suivre sans effort l’enchaînement de tâches. La recherche d’informations se fait en un clic. Les rôles sont parfaitement définis ce qui permet d’améliorer la collaboration
Autonomie dans la conception
Grâce au no-code, vous pouvez être relativement autonome sur le concepteur de workflow et donc ne pas dépendre des prestations des intégrateurs. Et même si vous travaillez avec un intégrateur, le no-code ne vous rend pas dépendant de lui.
Amélioration continue
Les BPM Business Process Management ne forcent pas un grand big bang. Vous pouvez aller à votre rythme processus par processus. Cela permet à la fois de gérer ce qui a le plus de valeur pour vous et d’autofinancer les prochains processus grâce aux optimisations.
Interconnexion des logiciels
Finis les saisies multiples de la même information dans plusieurs logiciels. Finis les recherches complexes d’information dans des logiciels alambiqués. Les outils BPM s’occupent de toutes les données et simplifient grandement le travail des équipes.
Exemples de cas d’usage pour le BPM Business Process Management
Gestion des interventions
Processus de conformité et qualité
Processus de recrutement
Demande de prêt et financement
Gestion
des contrats clients
Traitement des demandes de brevet
Traitement du courrier
Approbation d’achats et dépenses
Gestion des réponses à appel d’offre
Suivi des commandes clients
Gestion des sinistres en assurance
Processus d’accréditation
Demande de devis
d’un prospect
Gestion des réclamations clients
Demande
juridique
Conclusion
Le BPM Business Process Management s’impose comme un outil incontournable pour les entreprises de toutes tailles souhaitant optimiser leurs processus métiers. Que vous soyez une TPE, PME cherchant à digitaliser vos opérations ou une ETI visant à améliorer votre efficacité, les solutions BPM offrent une grande puissance de personnalisation.
L’approche no-code de certaines plateformes BPM permet désormais à chaque entreprise de personnaliser et d’automatiser ses processus sans nécessiter une expertise technique poussée. C’est une véritable révolution qui démocratise l’accès à ces outils puissants.
N’attendez plus pour explorer les possibilités offertes par le BPM. De manière relativement simple, commencez par identifier un processus clé dans votre entreprise et lancez-vous dans sa modélisation. Vous serez surpris de voir à quel point cette démarche peut transformer votre façon de travailler, améliorer la collaboration entre vos équipes et, in fine, booster la performance de votre entreprise.
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