Bonnes pratiques gestion des achats et processus d’achat 2025

Qu’est-ce que la gestion des achats et des approvisionnements ?

Avant d’entrer dans les bonnes pratiques de gestion des achats, il est important de clarifier ce dont nous parlons. La gestion des approvisionnements ou achats, désigne l’ensemble des activités destinées à acquérir des biens et des services nécessaires à l’entreprise (matières premières, prestations, équipements, etc.). Ce processus inclut notamment les principales étapes suivantes :

1. La formalisation du besoin et son approbation hiérarchique : repérer les besoins en interne, qu’ils soient opérationnels, techniques ou liés à des projets. Les écrire et les envoyer pour validation à un circuit d’acteurs conditionné selon certains critères (montant, service, urgence…)
2. La sélection des fournisseurs : En direct ou à travers un appel d’offre, ce processus d’approvisionnement permet d’identifier, qualifier et évaluer des partenaires, mener des appels d’offres ou négociations pour obtenir les meilleures conditions.
3. La contractualisation et le suivi : établir le bon de commande, négocier les conditions, formaliser les termes, s’assurer que la livraison est conforme et que la facturation est correcte.

Bien sûr, cette définition varie selon la taille, la culture et les exigences spécifiques de l’entreprise. Dans une PME, la personne en charge des achats pourra cumuler plusieurs casquettes, tandis que dans un grand groupe, il existera un service achats structuré en plusieurs pôles (indirect, direct, marketing, etc.).

Exemple d’un processus d’Achat

Un processus classique d’achats comprend généralement :

1. La demande d’achat : un employé ou un service exprime un besoin, le justifie, et saisit une demande. Selon les entreprises la demande est manuelle (papier, mail, Excel) ou informatisée (formulaire en ligne ou via un logiciel de gestion des achats comme Lapala)
2. Approbation interne : le manager et/ou la direction (selon des seuils financiers) approuvent la demande.
3. La sélection ou négociation fournisseur : En direct ou via un appel d’offre, on analyse les offres disponibles sur le marché, on discute des tarifs, des délais, etc.
4. Edition du bon de commande : document formel envoyé au fournisseur, engageant contractuellement l’entreprise sur la prestation, le prix, le délai.
5. La livraison : réception et vérification de la qualité et de la conformité.
6. La facturation et le paiement : rapprochement facture / commande / livraison, puis paiement selon les modalités convenues.
7. Le suivi et l’évaluation : retour d’expérience, indicateurs de performance (respect des délais, qualité, prix, etc.).

Ce processus est parfois désigné par l’acronyme P2P pour Procure to Pay, c’est-à-dire de l’identification du besoin jusqu’au paiement fournisseur. Les entreprises qui utilisent un logiciel de gestion des achats digitalisent l’ensemble de ces étapes et peuvent alors centraliser les demandes, réduire les délais, fiabiliser les données et diminuer les coûts de traitement.

Pourquoi se concentrer sur l’optimisation de la gestion des achats ?

1. Faciliter le travail des équipes : Grâce à la mise en place d’un logiciel de gestion des achats et d’approvisionnement, les équipes sont libérées des tâches sans valeur ajoutée et rébarbatives.
2. Réduire les erreurs et les commandes en double : les saisies manuelles et l’impossibilité de recherche rapidement de l’information sont sources d’erreur.
3. Réduire les coûts : même des baisses de 1 % sur un volume d’achat important peuvent générer d’énormes économies.
4. Renforcer la résilience : un processus d’achat solide et agile permet de faire face aux aléas (pénuries, inflation, fluctuations de taux de change).
5. Améliorer la collaboration : la gestion des achats est un processus multi-services, sans collaboration efficace, les blocages peuvent être nombreux.
6. Maîtriser la conformité et limiter les risques : le respect des politiques internes et de la réglementation est plus facile lorsqu’on dispose de procédures standardisées et d’outils de suivi.
7. Connecter et intégrer les logiciels existants de l’entreprise : en connectant un ERP ou logiciel de comptabilité, les organisations peuvent automatiser un certain nombre de tâches sans valeur ajoutée

C’est donc un investissement stratégique qui, outre l’aspect financier, contribue à la compétitivité globale de l’entreprise et à la qualité de son offre.

Les bonnes pratiques de gestion des achats et processus achat

Les 3 grands axes d’optimisation de la gestion des achats

1. Optimisation le processus d’achat
   • Éliminer les étapes inutiles ou redondantes.
   • Définir des circuits d’approbation conditionnels (montant, urgence, nature de l’achat)
   • Mettre en place des automatisations
2. Gain en contrôle et en visibilité
   • Centraliser les demandes d’achats
   • Meilleur suivi de l’avancement des demandes achats et des commandes en temps réel
   • Consolidation des budgets dépensés par service
   • Analyse de l’historique des dépenses pour repérer les tendances de prix, les fournisseurs stratégiques, etc.
   • Détecter en amont les signaux d’alerte (dépassement de budget, risques fournisseurs).
   • Mettre en place des tableaux de bord
3. Relation fournisseurs
   • Identifier des partenaires clés et nouer des relations durables (contrats-cadres, accords pluriannuels).
   • Définir ensemble des objectifs de qualité, d’innovation et de respect des délais.
   • Mettre en place des indicateurs de performance pour mesurer la satisfaction mutuelle.

#1 – Évaluer et comprendre les besoins de l’entreprise

En fonction de ces résultats, vous pourrez mettre en place des circuits d’approbation et des relations fournisseurs adaptées.

#2 – Mettre en place une stratégie d’achats claire

#3 – Standardiser, digitaliser automatiser le processus

Pourquoi ?
Nous insistons sur l’importance de passer d’une gestion manuelle (fichiers Excel éparpillés, emails multiples) à une gestion plus automatisée, pour gagner en productivité et réduire les erreurs. Le confort au travail s’améliore grâce à des expériences guidées, des interfaces intuitives et des automatisations (mise à jour ERP, logiciel de comptabilité, envoi de mail, attribution de tâches, formulaire en ligne personnalisé…)

Comment faire ?

• Recenser les étapes clés : Demande d’achat, approbation, commande, réception, facturation, etc.
• Digitaliser : Créer un formulaire de demande d’achat en ligne pour chaque étape ou utiliser un logiciel de gestion des achats et des approvisionnements comme Lapala
• Mettre en place des automatisations : Relances automatiques, notifications, rapprochement des factures et des bons de commande.

#4 – Gérer la Relation Fournisseur

Pourquoi ?
Un fournisseur n’est pas qu’un simple prestataire : c’est un partenaire avec qui on peut innover, résoudre des problèmes plus vite et sécuriser la chaîne d’approvisionnement.

Comment faire ?

• Création d’un référentiel centralisé : Dans un logiciel de gestion des achats, on consigne les informations (contrats, évaluations, certifications).
• Organiser des revues et évaluations régulières : Passer en revue les aspects qualité, délai, coûts, éventuelles pistes d’optimisation.
• Classer les fournisseurs (par enjeu stratégique) : Pour les fournisseurs critiques (matières premières principales, etc.), privilégier la collaboration. Pour les fournisseurs moins stratégiques, on peut être plus transactionnel.
• Mettre en place des indicateurs de performance : Qualité, taux de service, respect des délais, réactivité.
• Encourager la co-innovation : Impliquer les fournisseurs dans l’amélioration des produits ou la recherche de solutions plus écologiques.

#5 – Utiliser la technologie pour accroître le contrôle et la visibilité

Pourquoi ?
Avoir une vue d’ensemble en temps réel permet de réagir vite. Nous insistons sur l’importance de l’analytics et du reporting pour identifier les dépassements de budget, les retards de paiement ou les goulots d’étranglement.

Comment faire ?

• Créer des expériences guidées et simples via des formulaires dynamiques : les équipes saisissent plus facilement les données importantes, les autres données sont saisies automatiquement par le logiciel de gestion des achats et des approvisionnements.
• Tableaux de bord dynamiques : Indicateurs sur le nombre de demandes d’achat en attente, délais moyens, taux d’erreur, etc.
• Intégrations ERP / CRM / Comptabilité : Par exemple, mettre à jour automatiquement la facturation.
• Outils de contrôle en temps réel : Lancer des alertes automatiques quand le budget alloué est consommé à 80 %.

#6 – Surveiller la Conformité et les Risques

Pourquoi ?
Même si on veut les éviter, les risques liés à la fraude ou à la non-conformité sont toujours possibles en entreprise. Sans mécanismes de contrôle (double approbation, traçabilité), on peut découvrir trop tard des anomalies (factures fictives, dépassements de budget non autorisés…).

Comment faire ?

• Séparation des rôles : Séparer la personne qui demande l’achat de celle qui approuve.
• Rendre obligatoire la saisie de certaines informations
• Audit interne : Vérifier régulièrement la cohérence entre bons de commande, livraisons et factures (cf. « ADemande d’achat » où la traçabilité du besoin est clé).
• Automatiser les approbations : Paramétrer un circuit imposant l’approbation du manager et de la direction au-delà d’un certain montant.

#7 – Améliorer la Gestion des Contrats

Pourquoi ?

Chercher à payer moins cher n’est pas toujours le graal. Il vaut mieux, parfois, investir un peu plus pour gagner en durabilité, en fiabilité ou en service. Par ailleurs, il est fréquent de ne plus maîtriser le contenu de certains contrats ou de les perdre.

Comment faire ?

• Créer un référentiel de contrat : à l’aide d’un logiciel de gestion des achats
• Analyser les conditions du contrat et les formaliser: Inclure les frais de maintenance, la garantie, l’impact sur la qualité de vos propres produits, etc.
• Garder une vision long terme : Un fournisseur plus cher à l’achat peut offrir une meilleure disponibilité des pièces ou un meilleur SAV, évitant des pannes coûteuses.
• Évaluer l’impact global : Parfois, passer d’un plastique à un matériau recyclable peut sembler plus cher en frontal, mais améliorer l’image de marque et diminuer les taxes éventuelles.

#8 – Collaborer à travers tous les services de l’entreprise

Pourquoi ?
La gestion des achats et des approvisionnements doit casser les silos. La collaboration Achats–Finance–Opérationnels est importante pour éviter des incompréhensions budgétaires ou techniques.

Comment faire ?

• Créer des comités transverses : Impliquer des représentants de la production, de la finance, de la logistique… dans la définition des besoins.
• Aligner les KPIs : Que le KPI « délai de paiement » de la Finance ne pénalise pas la bonne exécution de la supply chain, par exemple.
• Utiliser un outil commun : Une plateforme partagée, où chacun voit en temps réel l’avancement d’une demande d’achat, évite les échanges d’emails infinis.

#9 – Rester à l’Écoute des Tendances Marché

Pourquoi ?
Un acheteur doit se tenir informé : fluctuations de prix (énergie, matières premières), nouvelles réglementations (douanes, TVA), évolutions technologiques, etc. Cela permet d’anticiper plutôt que subir.

Comment faire ?

• Veille sectorielle : Suivre la presse spécialisée, assister à des webinaires.
• S’abonner aux alertes : Par exemple, alertes de cours du pétrole, métaux, ou surveiller les indices (commodity indexes).
• Échanger sur des forums : Dans certains cas, s’allier avec d’autres entreprises pour partager la veille (groupes professionnels, syndicats, etc.).

#10 – Favoriser l’Amélioration Continue

Pourquoi ?
Les processus d’achat ou d’approvisionnement ne sont jamais figés. Les besoins internes, la conjoncture, la technologie évoluent. Il faut donc régulièrement ajuster la stratégie et les méthodes.

Comment faire ?

• Recueillir les idées : Les collaborateurs sur le terrain connaissent souvent les goulots d’étranglement.
• Mettre à jour le logiciel de gestion des achats : Lorsqu’une nouvelle bonne pratique est identifiée, l’intégrer dans le logiciel grâce à ses fonctionnalités no-code
• Tester en mode « pilote » : Pour toute nouveauté (par exemple, un nouveau module pour l’envoi automatique des bons de commande), commencer par un périmètre restreint avant de déployer à l’ensemble de l’entreprise.

#11 – Digitaliser et Automatiser la gestion des achats et des approvisionnements

Pourquoi ?
La digitalisation et l’automatisation permettent de créer des expériences guidées et intuitives pour les équipes, tout en supprimant les tâches répétitives (copier-coller, validation manuelle, etc.). C’est un véritable levier de gains de temps et de réduction des erreurs.

Comment faire ?

• Identifier les tâches manuelles récurrentes : Ex. rapprochement factures / bons de commande, envoi d’emails de relance.
• S’équiper d’une plateforme adaptée, par exemple Lapala
• Mesurer le ROI : Comparer, avant et après, les délais moyens, le nombre d’erreurs, etc.

Retrouvez le comparatif complet des logiciels Achats en lisant cet article : les 9 meilleures solutions Achats pour 2025

Pourquoi suivre de bonnes pratiques de gestion des Achats est important ?

Adopter de bonnes pratiques de gestion des achats et des approvisionnements apporte des avantages rapides à l’entreprise :

• Visibilité et contrôle accrue sur les achats : un processus clair et standardisé offre une vision en temps réel des dépenses et des engagements.
• Amélioration de la rentabilité : en rationalisant les workflows, on accélère la création des commandes et on diminue les risques d’erreurs.
• Réduction des litiges : les rôles et responsabilités étant mieux définis, chaque acteur sait ce qu’il doit faire, ce qui évite les conflits.
• Renforcement de la fiabilité : grâce à une collaboration plus structurée avec les fournisseurs, on obtient davantage de livraisons dans les temps, de meilleure qualité.
• Amélioration du cash-flow : certains leviers tels que l’optimisation des délais de paiement ou la réduction des stocks impactent la trésorerie positivement.
• Plus de souplesse et d’agilité : une organisation bien huilée peut répondre plus rapidement à une évolution du marché ou à une demande interne.

Comment mettre en œuvre les bonnes pratiques de gestion des achats ?

Gérer ses achats, c’est avant tout s’équiper d’un logiciel de gestion des approvisionnements

Tout commence par la mise en place d’un logiciel de gestion des achats et des approvisionnements. Il en existe de nombreux et depuis quelques années, ils sont devenus accessibles aux PME grâce à des interfaces intuitives pour les équipes, des mises en place rapide et no-code et des tarifs adaptés. Un logiciel de Procurement comme Lapala permet de mettre en place simplement de premières bonnes pratiques de gestion des achats avec un effort limité. En quelques semaines, vous pourrez alors centraliser vos demandes d’achat, gérer vos circuits d’approbation, planifier vos appels d’offre, gérer les commandes et leurs paiements. Ces outils digitaux sont à la fois les alliés des managers grâce aux tableaux de bord et les alliés des équipes qui sont libérés des tâches sans valeur ajoutée grâce aux automatisations.

Les 5 étapes pour mettre en oeuvre les bonnes pratiques de gestion des achats

1. Standardiser les formulaires : éviter que chaque service ne crée son propre modèle, ce qui rendrait le système incohérent.
2. Sensibiliser les équipes : leur expliquer en quoi la demande d’achat protège à la fois le budget et la qualité de service.
3. Mettre en place des indicateurs : temps moyen d’approbation, taux de refus, montant moyen par demande, etc.
4. Automatiser au maximum : interconnexion avec l’ERP et le logiciel comptable, notifications automatiques…
5. Réviser régulièrement le processus : recueillir les retours des employés pour simplifier ou ajuster les règles et circuits.

En incluant le service financier, la logistique, la production voire le service légal dès le départ, on obtient un processus plus robuste et mieux accepté par tous.

Conclusion sur les bonnes pratiques de gestion des achats

La gestion des achats et des approvisionnements est loin d’être un simple « centre de coûts ». Elle se transforme de plus en plus en un vecteur de création de valeur et d’innovation. Les bonnes pratiques de gestion des achats vont au-delà d’un unique objectif de réduction de prix ; elles englobent la maîtrise de la qualité, la construction de relations durables avec les fournisseurs, la conformité réglementaire, l’optimisation continue et surtout le gain de confort au travail des employés.

Faire évoluer son organisation vers la structuration, la centralisation, la transparence et l’efficacité dans la gestion des achats et des approvisionnements peut sembler ambitieux. Pourtant, les retours sur investissement sont multiples : gain de temps administratif, baisse du risque d’erreurs ou de fraudes, meilleure collaboration interne, image de marque auprès des fournisseurs, etc. Les défis (processus trop longs, manque de visibilité, outils inadaptés) restent nombreux, mais des solutions existent.

Au-delà de la théorie : l’importance de la digitalisation avec un logiciel de gestion des achats et des approvisionnements

L’expérience montre que les entreprises qui s’équipent de solutions modernes, telles que les plateformes d’automatisation (par exemple, Lapala), combinées éventuellement à un ERP ou un CRM, progressent rapidement. Elles passent d’une logique d’achats et d’approvisionnements subis (trop réactifs, dispersés) à un pilotage en temps réel grâce à :

• Des workflows personnalisés : création d’un formulaire de demande d’achat simple, circuit d’approbation conditionnel (montant, urgence), relances et notifications automatiques.
• Des tableaux de bord de performance : budget consommé, délai moyen d’approbation, taux de refus, etc.
• Une intégration sans couture avec l’ERP ou la comptabilité : transfert automatique des données vers la facturation, rapprochement factures-bons de commande, suivi financier en temps réel.

On supprime ainsi les ressaisies multiples, les tableurs Excel épars, les sur-sollicitations par email. Les équipes peuvent se concentrer sur l’analyse et la négociation plutôt que sur l’exécution administrative.