Les activités RH sont composées de nombreux workflows : l’intégration d’un nouvel arrivant, les demandes de congés, la gestion des notes de frais, l’organisation de formation, le recrutement de talents… Ces workflows, également appelés processus, ne sont qu’un enchaînement de tâches. Ils peuvent être manuels ou collectifs, linéaires ou soumis à des conditions. La gestion de ces processus grâce à l’utilisation de logiciel dédié permet l’automatisation de workflow RH.
Mais automatisation ne rime pas forcément avec processus 100% automatisé. En effet, il y a toujours de l’humain dans n’importe quel workflow. Un workflow de Ressources Humaines est donc un mélange entre étapes manuelles et tâches automatisées. Sur des logiciels de workflow, il est alors très simple pour une PME de construire un processus 100% personnalisé à leur savoir-faire.
L’automatisation de workflow RH a de nombreux bénéfices pour les responsables RH, les équipes et les dirigeants d’une entreprise. Elle permet la suppression des saisies multiples dans leurs différents logiciels, l’élimination des recherches complexes d’information, l’arrêt de l’utilisation de tableurs Excel individuels, la fin des circuits inefficaces d’approbation. Elle permet également la libération des équipes des tâches sans valeur ajoutée, l’amélioration du confort au travail et la satisfaction des employés et candidats.
Qu’est-ce que l’automatisation de workflow RH et un logiciel de workflow ?
On a beau parler d’automatisation de processus, mais il restera toujours des étapes manuelles et humaines dans un workflow ! L’automatisation de workflow RH est l’utilisation d’un logiciel de gestion des processus transformant les étapes en :
- Tâches et expériences guidées, manuelles et rationnalisées. Grâce à l’utilisation de formulaires dynamiques, de circuits d’approbation efficaces et l’attribution intelligente des tâches…
- Tâches automatisées pour supprimer les saisies multiples, les nombreux copier-collers, la recherche d’information, les notifications….
Dans l’exemple ci-dessous, nous voyons bien le mélange sur un même processus d’étapes manuelles et automatisées
La mise en place d’un logiciel de workflow RH permet une réalisation des tâches et une collaboration plus efficace et confortable. Par ailleurs, ces outils améliorent la qualité des données, facilitent les prises de décisions et répondent aux exigences de conformité. Enfin ils libèrent les équipes des tâches rébarbatives et sans valeur ajoutée.
Avantages de l’automatisation de workflow RH – une révolution dans l’organisation du travail
L’évolution des pratiques professionnelles nécessite aujourd’hui des outils adaptés pour gérer efficacement les processus des ressources humaines. Les logiciels de workflow transforment l’approche du traitement des tâches en homogénéisant, en centralisant et en apportant des automatisations performantes aux équipes.
Gain de temps
L’automatisation de workflow RH permet aux équipes de se recentrer sur leur expertise métier. En éliminant la double saisie et les recherches complexes d’information, ces logiciels de gestion des processus réduisent significativement le risque d’erreurs tout en optimisant le temps de travail et la productivité
Fin des tableurs Excel
Alors que de nombreuses entreprises s’appuient encore sur des fichiers Excel dispersés pour suivre leurs activités, les plateformes modernes de gestion offrent un environnement unifié et collaboratif. Cette centralisation facilite le travail d’équipe et garantit une vision claire de l’ensemble des opérations et de l’avancement des tâches
Finies les recherches complexes de données
La centralisation des données et la connexion des logiciels existants de l’entreprise permet aux collaborateurs autorisés d’accéder rapidement aux informations pertinentes. Cette fluidité dans l’accès aux données élimine les frustrations quotidiennes et accélère le traitement des tâches.
Collaboration sans couture
Les workflows 100% personnalisables, aux cadres prédéfinis de saisies, aux tableaux de bord en temps réel et aux circuits de validation efficace, facilitent la coordination entre les équipes. Cela améliore la productivité et des échanges épaisés entre les employés.
Traçabilité des données
Les automatisations de workflow RH intègrent des mécanismes de traçabilité qui enregistrent automatiquement les données pertinentes du processus. Cette transparence permet un suivi efficace des managers, sans alourdir le processus de travail de chacun.
Moins de contrôle plus de qualité
En intégrant les procédures directement dans un logiciel de workflow simple d’utilisation pour les équipes, ces plateformes garantissent naturellement le respect des instructions. Cela réduit alors le besoin de contrôle et améliore la qualité des données
Reporting simple
Les managers et dirigeants disposent de tableaux de bord de suivi et d’outils d’analyse intuitifs qui leur permettent d’évaluer rapidement la performance des équipes et l’avancement des tâches. Cette visibilité facilite la prise de décisions éclairées pour l’entreprise.
Meilleure satisfaction
L’optimisation des processus se traduit directement par une amélioration de l’expérience client : temps de traitement rapide et qualité de service boostée. Ces avantages renforcent durablement la réputation de l’entreprise.
Exemples d’automatisation de workflow RH
Gestion des candidatures
La création d’un workflow RH pour le recrutement de candidats permet de s’assurer que le processus et le guide d’entretien est suivi pour éviter les erreurs de recrutement. Les circuits d’approbation sont plus efficaces et rapides.
Par ailleurs, les automatisations permettent d’automatiser les notifications, les relances, les prises de rendez-vous…
Préparation d’une offre d’emploi
Grâce aux logiciels de workflow, fini de repartir de zéro à chaque nouvelle offre d’emploi. Vous pouvez créer un processus permettant de créer rapidement une fiche de poste en fonction de votre savoir-faire. Les équipes s’appuient alors sur des pratiques homogènes et centralisées. Le circuit d’approbation est plus efficace grâce à la distribution automatique des tâches.
Saisie des temps
L’automatisation de workflow de saisie des temps permet de structurer et rendre homogène cette tâche récurrente. Les managers peuvent piloter plus facilement leurs équipes et ont une vision plus précises de la consommation des temps et des budgets. Les managers gagnent d’ailleurs du temps grâce à aux différents automatisations (notifications, alertes, calculs, reporting…)
Onboarding nouveaux employés
Grâce aux logiciels de workflow RH, vous pouvez créer un processus d’intégration des nouveaux employés. Il permet de n’oublier aucune étape administrative, de formation, IT, RH ou métier. Les employés gérant les nouveaux candidats perdent moins de temps et n’ont qu’à suivre le processus. Cette automatisation de workflow RH améliore le confort au travail des équipes et les libère des tâches sans valeur ajoutée.
Départs d’employés
Les départs d’employés peuvent être sources de stress et de climat délétère. Les logiciels de workflow rendent pragmatiques et sans omission ce départ. Gestion du dernier bulletin de salaire, désactivation des accès, récupération du matériel. Cela libère du temps à toute l’entreprise et aux responsables RH.
Formation des équipes
Les employés n’ont plus qu’à apprendre ce qui a le plus de valeur ajoutée et le savoir-faire de l’entreprise. Avec un logiciel de workflow, les tâches deviennent des expériences guidées et minimales pour les équipes. Cela enlève de la pression et surtout réduit les temps de formation. Un nouvel arrivant est plus rapidement productif.
Suivi des collaborateurs
La préparation des entretiens annuels est facilitée grâce aux logiciels de workflow. En effet, vous pouvez créer des trames de questions à remplir en amont. Par ailleurs, les données importantes sont collectées. Pendant l’entretien annuel, les managers ont l’obligation de suivre le guide proposé dans le logiciel permettant ainsi d’homogénéiser les pratiques.
Gestion des notes de frais
L’automatisation de la gestion des notes de frais permet de faciliter la saisie par les équipes, le contrôle par le manager, l’approbation pour les équipes RH et le remboursement. Les tâches sont distribuées efficacement grâce aux circuits d’approbation et les saisies contiennent à tous les coups l’ensemble des éléments justificatifs.
Gestion de la paie
La gestion de la paie est très énergivore pour une entreprise, il faut parfois rechercher des informations difficiles à trouver, faire des saisies de données manuelles. Tout cela prend du temps et peut également être source d’erreur. L’automatisation de workflow RH permet de digitaliser et automatiser pour libérer les équipes des tâches rébarbatives et pour ne plus faire d’erreur. Récupération des données, approbation des notes de frais, gestion des variables, distribution des tâches…
Demande de congés
Les demandes de congés peuvent être source de frustration à cause des attentes de réponses, de choix non communiqués du manager. L’automatisation de workflow RH permet d’homogénéiser et de rendre plus sain ce processus. Il y a donc moins de frictions, les managers gagnent du temps et du confort. Les employés vivent de manière plus agréable.
Gestion des démarches administratives
Toute demande administrative relative aux ressources humaines peut être gérée dans un logiciel de workflow. Les délais de traitement et la distribution des tâches sont alors plus efficaces. Cela réduit fortement la charge de travail des équipes et des dirigeants d’entreprise.
Comment mettre en place une automatisation de workflow RH ?
Dans cette partie, nous allons vous partager une méthode s’appuyant sur notre logiciel de workflow Lapala. Libre à vous d’en utiliser un plus pertinent selon vos besoins.
Etape 0 – Choisir avec les parties prenantes le workflow le plus prioritaire
Digitaliser tous vos processus RH d’un seul coup est trop ambitieux. Il est pertinent de commencer par un ou deux workflows de Ressources Humaines. Pour identifier les plus pertinents, nous vous conseillons de choisir parmi les activités que vous réalisez le plus fréquemment, le processus qui fait perdre le plus de temps aujourd’hui à vous et à vos équipes. Par exemple, les tâches répétitives, les saisies multiples, les circuits de validation.
Si vous en avez le besoin, il est également possible de réaliser un audit de processus. Un audit n’est pas forcément une démarche longue, il existe des méthodes permettant en quelques heures ou jours, d’y voir plus clair sur son organisation.
Etape 1 – Construire le processus RH sur le logiciel de workflow Lapala
Avec Lapala, en quelques clics et sans écrire une ligne de code, vous pouvez créer la structure de votre workflow RH ! Tout est possible et 100% personnalisable selon le savoir-faire. Vous pouvez, définir les acteurs, créer des chemins dépendants de conditions ou encore créer des boucles itératives.
Vous pouvez suivre ces conseils pour gagner en efficacité :
- Une étape = une tâche, s’il y a plusieurs tâches alors cela correspond à plusieurs étapes.
- Commencez par construire le workflow RH dans sa totalité pour les cas les plus fréquents, puis dans un second temps les différents scénarios.
- Enfin sélectionnez les bons acteurs.
Etape 2 – Créer l’expérience guidée dans chaque étape du workflow
Vous pourrez créer une expérience guidée pour vos collaborateurs et des automatisations RH depuis l’interface de modification d’édition de chaque étape. Dans l’exemple, pour l’étape « Qualifier la demande », nous pouvons retrouver différents éléments et notamment le réaffichage automatique des données saisies précédemment.
Etape 4 – Tester avec ses équipes, ajuster l’automatisation de workflow RH
Avant de définitivement mettre en place l’automatisation du workflow RH, il est important de tester ce que vous avez créé avec des collaborateurs clés du processus. Et les logiciels de workflow comme Lapala ont l’avantage de pouvoir facilement prendre en main l’outil et d’itérer en quelques clics si besoin, sans avoir à passer par une demande au service informatique. En effet, ce sont des outils dit no-code, c’est-à-dire sans avoir à écrire une seule ligne de code.
Par la suite, dans les premiers mois d’utilisation, n’hésitez pas à mettre en place des dispositifs d’écoute et de mesure vous permettant de vérifier que les utilisateurs sont satisfaient et de collecter les demandes d’évolution sur le workflow digital.
Les 5 meilleurs logiciels d’automatisation de workflow RH en 2025
Lapala
Logiciel de worklow RH visuel, simple à prendre en main et parfaitement adaptée aux PME
À partir de $39/mois sans limite d’utilisateurs
Version gratuite disponible
Facilité d’utilisation
⭐⭐⭐⭐⭐
Cette solution idéale pour les workflows RH permet aux PME d’automatiser leurs processus sans expertise technique préalable. Les équipes bénéficient d’une interface visuelle intuitive pour créer facilement leurs workflows sur mesure. Avec un tarif mensuel de 39$ pour un nombre illimité d’utilisateurs, cette offre est particulièrement adaptée les petites entreprises.
Le concepteur visuel facilite la mise en place rapide des circuits d’approbation et des automatisations. Les données circulent de manière fluide à travers tout le processus, éliminant les ressaisies manuelles. L’intégration native avec les ERP et CRM existants optimise la gestion globale des données.
Process Street repense la gestion des processus par l’intermédiaire de checklist. Sa tarification de base est de 100$/mois pour 5 utilisateurs.
Par ailleurs, l’intégration native avec Zapier et Make étend considérablement les possibilités d’automatisation pour les entreprises. Ses fonctionnalités optimisent efficacement le flux de travail quotidien des équipes. Et améliorent la productivité et l’organisation des processus métiers.
Conçue pour les PME, Pipefy adopte une abstraction Kanban des processus. À un prix accessible de 24$/mois par utilisateur, l’outil offre un suivi visuel des tâches qui simplifie les workflows RH. Son approche linéaire s’adapte parfaitement aux processus allant de simples à moyennement complexes, permettant aux équipes de gagner en productivité.
Cette solution respecte les normes BPMN pour une standardisation optimale des processus. À un tarif attractif de 90$/mois, elle convient aux PME et permet une transformation rapide des workflows en outils fonctionnels. Enfin l’interface intuitive garantit une prise en main rapide.
Conçue spécifiquement pour les PME disposant d’une équipe informatique, Kissflow combine low-code et no-code, offrant une flexibilité maximale. Son tarif de 1500$/mois pour 50 utilisateurs reflète ses capacités avancées, complétées par un large catalogue de modèles personnalisables. L’hébergement flexible des données respecte scrupuleusement les exigences de sécurité des entreprises, tandis que des API robustes facilitent l’intégration native avec les systèmes d’information existants.
Forte de vingt ans d’expérience dans l’automatisation des processus d’entreprise, cette solution associe une modélisation métier simple à des optimisations techniques avancées pour les services informatiques. Elle permet aux équipes de collaborer efficacement grâce à son approche hybride no-code/low-code, facilitant l’adoption par une intégration poussée avec les outils bureautiques. Avec une tarification échelonnée entre 1300$ et 2300$/mois, elle propose des fonctionnalités de pointe, et son support technique expert accompagne la réalisation de projets complexes.
FAQ sur l’automatisation de workflow RH
Pourquoi l’automatisation de workflow RH est-elle importante ?
Elle est importante car l’automatisation de workflow RH améliore fortement le fonctionnement d’une entreprise en réduisant les impacts négatifs de transformation. En effet, ces outils sont simples à utiliser pour tout le monde et tous les employés voient l’intérêt de supprimer le chaos dans l’entreprise.
Comment l’automatisation de workflow RH aide les équipes ?
Les logiciels de workflow comme Lapala permettant de supprimer les tâches répétitives et rébarbatives. L’entreprise gagne donc en sérénité et en contrôle de son activité. Par ailleurs les équipes travaillent dans un climat plus confortable alors que les managers ont un meilleur suivi et de meilleures données de fonctionnement.
Comment choisir un logiciel d’automatisation de workflow RH ?
Le logiciel choisi doit suivre vos exigences et vos contraintes. Par exemple :
- Si vous n’avez pas de service informatique ou que votre service informatique n’est pas trop disponible, vous devez choisir un outil no-code, c’est-à-dire utilisable sans écrire une seule ligne de code. Par ailleurs, choisissez un logiciel de workflow qui propose un support pour vous aider à construire rapidement de premier workflow efficace pour votre entreprise
- Capacité à se connecter à vos logiciels existants
- User-friendly pour vos équipes qui l’utiliseront au quotidien. Avec peu de besoin de formation.
- 100% personnalisable. Si le logiciel de workflow ne s’adapte pas totalement à votre façon de faire, alors ce n’est pas le bon logiciel.
- Un prix adapté à votre budget. Avec Lapala, nous proposons des prix progressifs en fonction du nombre de workflow que vous exécutez par mois
Vous savez tout de l’automatisation de workflow RH, maintenant c’est à vous de jouer !
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