Par le passé, l’automatisation des processus et des tâches était réservée aux grandes entreprises. Aujourd’hui des logiciels, adaptées par leurs fonctionnalités no-code – c’est-à-dire qui ne demandent aucune compétence en code- et par leur modèle tarifaire, ont vu le jour et permettent l’automatisation de workflow pour petite entreprise.
Les PME gagnent alors en productivité, en temps et en qualité grâce à des logiciels de workflow. Ces outils permettent à la fois de créer simplement des expériences guidées de travail pour les équipes et d’automatiser en partie les tâches manuelles sans valeur ajoutée.
Dans cette partie, nous partagerons des outils, logiciels et des exemples d’automatisation de processus. Vous aurez alors les clés pour faire le meilleur choix de logiciel.
Résumé de tout ce qu’il faut savoir sur l’automatisation de workflow pour petite entreprise
Pourquoi choisir un logiciel d’automatisation de workflow pour petite entreprise ?
Les petites entreprises ont besoin d’outils simples à utiliser et qui ne nécessite pas de compétence en développement informatique. Des logiciels de workflow, comme Lapala, sont donc des solutions appelées no-code qui permettent de digitaliser n’importe quel processus en quelques clics et sans avoir à écrire une seule ligne de code.
Ces logiciels proposent des outils 100% personnalisables, visuels et ergonomiques. Ils permettent de transformer un processus existant en un enchainement d’étapes guidées et en partie automatisées. Selon la pertinence, une étape peut donc être simplement transformé en formulaire de saisie, en circuit d’approbation, en attribution automatisée, ou tout autre automatisation pertinente (comme des mises à jour de logiciels existants, de reporting, de validation de règles et conditions métiers…)
Quelques exemples d’automatisation de workflow pour petite entreprise
Pour information, un logiciel d’automatisation de workflow pour petite entreprise peut être utilisé pour tous les processus d’une entreprise. En effet, un processus n’est qu’un enchaînement de tâches, inidivduel ou multi-acteurs, linéaire ou soumis à des conditions, manuel ou en partie automatisé. Donc à vous d’identifier, un par un, les workflows les plus pertinents à automatiser parmi ceux qui posent le plus de problèmes actuellement : tâches répétitives, saisies multiples, erreurs d’exécutions, passage de relais inefficaces…
Les processus les plus fréquents chez nos clients sont par exemple : la gestion des achats, l’intégration de nouveaux employées, la saisie des temps, la gestion des demandes et les processus commerciaux. Mais comme vous l’aurez compris, à vous d’optimiser le workflow le plus pertinent pour vous grâce aux fonctionnalités no-code et 100% personnalisables des logiciels d’automatisation de workflow
Exemple 1 – Automatisation de l’approbation des achats
Exemple 2 – Workflow de gestion des interventions
Exemple 3 – Gestion des factures fournisseurs
Exemple 4 – Workflow de saisies d’une note de frais
Ancien monde informatique et nouveaux logiciels pour petites entreprises
Avant 2000 : Les logiciels sont robustes et spécialisés, mais présentent des limitations importantes : manque d’ergonomie, faible personnalisation et peu d’interopérabilité. Hébergés sur des serveurs physiques, ils nécessitent d’importantes ressources informatiques et des budgets conséquents. Donc réservés aux grandes entreprises
Années 2000-2017 : L’avènement du SaaS transforme le paysage avec l’introduction du temps réel et du multi-device. Le modèle économique évolue vers l’abonnement plutôt que l’achat de licences. Ces solutions cloud-based restent toutefois complexes à personnaliser et requièrent des compétences techniques informatiques
Nouvelle génération : Ces logiciels modernes se distinguent par leur accessibilité : plus besoin de compétences en développement, interface intuitive, et accompagnement inclus des éditeurs pour la configuration. Cette démocratisation permet aux PME de se digitaliser simplement, sans expertise technique particulière.
Un logiciel de workflow 100% personnalisable et sans contrainte
L’automatisation de workflow pour petite entreprise se concentre sur la personnalisation. En effet, le savoir-faire d’une entreprise est très important et beaucoup de logiciels le contraignaient. Cela générait alors des saisies multiples, des problèmes de collaboration, des tâches sans valeur ajoutée… Grâce aux concepteurs de processus no-code, il n’a jamais été aussi simple de digitaliser et de réaliser une automatisation de workflow pour petite entreprise.
Une plateforme de travail collaborative et intuitive pour vos équipes
Un logiciel de workflow pour petite entreprise a deux interfaces :
- une pour le ou les « créateurs » d’automatisation de workflow
- et une pour les équipes utilisatrices des workflows guidés créés par les créateurs.
Les équipes se retrouvent donc sur un espace de travail personnalisé et collaboratif. Ils peuvent accéder à leurs tâches en temps réel. Les actions et les saisies sont simplifiées et guidées grâce à des formulaires dynamiques. Ces derniers permettent de libérer les équipes des tâches sans valeur ajoutée et de se concentrer sur la satisfaction client.
Deux grandes fonctionnalités facilitent la vie des employés :
- L’attribution est automatisée en fonction de conditions. Sans clic inutile, l’information est distribuée à la bonne personne et au bon moment.
- Les informations saisies précédemment peuvent être automatiquement réutilisées sans effort et sans friction pour éviter les saisies multiples et les recherches complexes d’information.
Automatisation des tâches sans valeur ajoutée
Une autre fonctionnalité des logiciels de workflow est de pouvoir se connecter à vos logiciels existants comme votre CRM, ERP, SIRH ou boîte mail. Cette intégration permet de faire gagner du temps aux équipes, réduire les tâches sans valeur ajoutée, supprimer les erreurs. Par exemple, on retrouve des automatisations comme des créations ou mises à jour de données dans un CRM, les notifications automatiques, la réalisation de calcul….
Ces automatisations pour petite entreprise se fondent parfaitement dans un workflow en étant entourées de tâches manuelles.
Des outils de suivi et de reporting pour les managers
Le créateur de processus pourra mettre en place des dispositifs de mesure en un clic. Les managers pourront alors accéder facilement à cette donnée et la visualiser dans des tableaux de bord dédiés. Ils pourront alors rapidement identifier des problèmes et aider leur équipe à avancer. Ces logiciels d’automatisation de workflow pour petite entreprise permettent également de suivre l’avancement et le respect des délais & budgets.
Autres fonctionnalités : accès mobile, création de base de données, scalabilité
Les collaborateurs ont accès à leur espace de travail sur smartphone et tablette pour pouvoir travailler à n’importe quel endroit en étant connecté à Internet
Les logiciels d’automatisation de workflow pour petite entreprise intégrent des fonctionnalités pour stocker vos données en toute sécurité
Que vous soyez 5, 20, 100, 500… il n’y aura pas d’impact sur la performance. Et même certain logiciel, comme Lapala, ne facture pas en fonction du nombre d’utilisateurs
Qu’est-ce que l’automatisation des workflow pour petite entreprise ?
Qu’est-ce qu’un workflow ?
Un workflow ou processus est tout simplement un enchaînement de tâches visant la réalisation d’un objectif métier dans une entreprise. Par exemple, répondre à une demande de devis, demander un approvisionnement, facturer un client, intégrer un nouvel employé… Donc tout est workflow dans une entreprises !
Ces processus peuvent être individuels ou collaboratifs, linéaires ou ayant des embranchements soumis à des conditions, les étapes peuvent être manuelles et guidées ou automatisées.
Qu’est-ce que l’automatisation de workflow pour petite entreprise ?
On entend souvent par automatisation, un workflow totalement composé d’étapes automatiques. Néanmoins la pratique est relativement différente. Même si c’est important d’automatiser un certain nombre de tâches dans un processus, il reste toujours des tâches qui ne sont pas automatisables et qui doivent rester « humaines ». Par exemple, des circuits d’approbation, des contrôles de qualité, des saisies…
L’automatisation de workflow est donc la digitalisation totale d’un processus, mélangeant alors les tâches manuelles obligatoires et les tâches automatisées. Les collaborateurs ont alors accès à une plateforme de travail collaborative et ont accès à leurs tâches en temps réel.
Par ailleurs, ces tâches manuelles sont construites de façon à créer une expérience guidée pour les équipes. Et des automatisations invisibles se glissent dans les tâches manuelles pour simplifier le travail et améliorer le confort des employés. Par exemple, attribution automatique, recherche efficace d’information, connexion de bases de données, récupération automatisée des données saisies dans les étapes précédentes.
Avantages de l’automatisation de workflow pour petite entreprise
Gain de temps et délais
Les PME utilisant des logiciels d’automatisation de workflow comme Lapala suppriment les tâches sans valeur ajoutée
Réduction des erreurs
Grâce aux expériences guidées et aux automatisations, les erreurs sont réduites et permettent d’utiliser des données propres
Opportunités d’investissement
Les logiciels de workflow permettent d’augmenter les marges, de traiter plus de demandes ou d’augmenter la qualité
Idées d’automatisation de workflow pour petite entreprise
Ventes
Les PME ont de grands enjeux liés à la génération de chiffre d’affaire et à la vente. Grâce à des logiciels de workflow, une entreprise peut notamment vendre plus en digitalisant et automatisant :
- Le gestion des demandes de devis et les calculs
- La facturation des clients
- La mise à jour du CRM et ERP
- Les relances et notifications
- La qualification des opportunités….
Production et achats
Les logiciels de workflow ont l’avantage de réduire les délais, d’optimiser les coûts et de rendre efficace les circuits d’approbation. De nombreuses usages sont possibles :
- Gestion des demandes d’achats
- Traitement des commandes
- Planification des activités
- Contrôle du respect des instructions
- Gestion des interventions de maintenance…
Ressources humaines
Grâce à l’automatisation de workflow, les petites entreprises peuvent faciliter les tâches des ressources humaines :
- Onboarding des nouveaux employés
- Gestion des temps
- Entretiens annuels
- Gestion des recrutements
- Demandes de congés
Comptabilité et finance
Les entreprises peuvent gagner un temps considérable dans la mise en place de workflow de comptabilité et finance. Réduisant ainsi les erreurs et accélerant les processus.
- Gestion des factures fournisseurs
- Mise à jour logiciel comptable
- Gestion des paiements
- Gestion des notes de frais
Gestion des tâches
Sans clic inutile, les logiciels de workflow permettent de distribuer la bonne avec les bonnes informations, aux bonnes personnes et aux bons moments. Les managers peuvent alors plus facilement coordonner les équipes et réduire les oublis méthodologiques
- Attribution des tâches
- Gestion des délais
- Contrôle du suivi des instructions
- Conformité et qualité
- Gestion des budgets et délais
Conseils et astuces pour mettre en place une automatisation de workflow pour petite entreprise
Même s’il n’est pas parfait, il faut créer et tester un premier processus
Beaucoup de logiciels de workflow ont un essai ou une version gratuite. Grâce à leurs guides et vidéos, vous pouvez créer un premier processus et le tester. Ce test est impératif pour comprendre la valeur que peut avoir un logiciel de workflow pour votre entreprise.
Ce n’est pas grave, s’il n’est pas parfait. L’important est de voir ce que vous pouvez en tirer :
- efficacité dans l’attribution des tâches,
- gain de temps grâce à la suppression des saisies multiples, à la fin des recherches complexes d’informations,
- confort pour les équipes grâce aux expériences guidées…
Une fois ce premier test réalisé, il sera temps de réfléchir si c’est une bonne solution pour vous et si pertinent de l’améliorer en fonction en fonction de vos besoins réels.
Il ne faut pas se dire que les logiciels de workflow ne sont pas fait pour vous
Certes parfois, il y a de bonnes raisons. Mais maintenant, les logiciels sont adaptées aux PME grâce à plusieurs critères :
- Pas besoin de compétence en code ou de service informatique. Des logiciels sont no-code, c’est-à-dire utilisable sans écrire une ligne de code. En quelques clics et grâce à des glisser-déposer vous pouvez construire un premier workflow.
- Tarif adapté aux petites entreprises, transparents et progressifs en fonction de votre consommation et non en fonction de votre nombre d’utilisateurs.
Le prix peut faire peur mais peut cacher des surprises
Avant de disqualifier un logiciel d’automatisation de workflow pour petite entreprise à cause du prix, je vous invite à analyser ce que ce logiciel vous ferez gagner. En effet, parfois, une automatisation vous permet de libérer du temps à des collaborateurs. Grâce à cela vous pouvez potentiellement augmenter vos marges, augmenter votre chiffre d’affaire, faire plus de prospection commerciale, améliorer la qualité de vos produits…
Donc le coût mensuel d’un logiciel de workflow peut vite être remboursé par les bénéfices qu’il apporte à l’entreprise.
Quel support vous apporte le fournisseur du logiciel de workflow
N’hésitez pas à demander aux équipes du logiciel de workflow, quel accompagnement il prévoit pour leur utilisateur. Certains sont très généreux sur le support client, d’autres font payer légitimement chaque demande. C’est une question impérative à poser.
Pour le logiciel Lapala, spécialisé pour les PME, ils ont bien conscience que vous n’avez pas forcément de service informatique, leurs équipes vous accompagnent donc gratuitement de la mise en place du premier processus pour vous permettre de faire le bon choix.
Comment mettre en place une automatisation de workflow ?
Dans cette partie, nous allons vous partager une méthode s’appuyant sur notre logiciel de workflow. Libre à vous d’en utiliser un plus pertinent selon vos besoins.
Etape 0 – Choisir avec les parties prenantes le workflow le plus prioritaire
Digitaliser tous vos processus d’un seul coup est trop ambitieux. Il est pertinent de commencer par un ou deux workflows. Pour identifier les plus pertinents, nous vous conseillons de choisir parmi les activités que vous réalisez le plus fréquemment, le processus qui fait perdre le plus de temps aujourd’hui à vous et à vos équipes. Par exemple, les tâches répétitives, les saisies multiples, les circuits de validation.
Si vous en avez le besoin, il est également possible de réaliser un audit de processus. Un audit n’est pas forcément une démarche longue, il existe des méthodes permettant en quelques heures ou jours, d’y voir plus clair sur son organisation.
Etape 1 – Construire le processus sur le logiciel de workflow Lapala
Avec Lapala, en quelques clics et sans écrire une ligne de code, vous pouvez créer la structure de votre processus ! Tout est possible et 100% personnalisable selon le savoir-faire. Vous pouvez, définir les acteurs, créer des chemins dépendants de conditions ou encore créer des boucles itératives.
Vous pouvez suivre ces conseils pour gagner en efficacité :
- Une étape = une tâche, s’il y a plusieurs tâches alors cela correspond à plusieurs étapes.
- Commencez par construire le workflow dans sa totalité pour les cas les plus fréquents, puis dans un second temps les différents scénarios.
- Enfin sélectionnez les bons acteurs.
Etape 2 – Créer l’expérience guidée dans chaque étape du workflow
Vous pourrez créer une expérience guidée pour vos collaborateurs depuis l’interface de modification d’édition de chaque étape. Dans l’exemple, pour l’étape « Qualifier la demande », nous pouvons retrouver différents éléments et notamment le réaffichage automatique des données saisies précédemment.
Etape 4 – Tester avec ses équipes, ajuster l’automatisation de workflow pour petite entreprise
Avant de définitivement mettre en place le workflow digital, il est important de tester ce que vous avez créé avec des collaborateurs clés du processus. Et les logiciels de workflow comme Lapala ont l’avantage de pouvoir facilement prendre en main l’outil et d’itérer en quelques clics si besoin, sans avoir à passer par une demande au service informatique. En effet, ce sont des outils dit no-code, c’est-à-dire sans avoir à écrire une seule ligne de code.
Par la suite, dans les premiers mois d’utilisation, n’hésitez pas à mettre en place des dispositifs d’écoute et de mesure vous permettant de vérifier que les utilisateurs sont satisfaient et de collecter les demandes d’évolution sur le workflow digital.
Meilleurs logiciels de workflow pour petite entreprise
Lapala
Logiciel de worklow visuel, simple à prendre en main et parfaitement adaptée aux PME
À partir de $39/mois sans limite d’utilisateurs
Version gratuite disponible
Facilité d’utilisation
⭐⭐⭐⭐⭐
- La solution parfaite pour les PME cherchant à automatiser leurs processus sans expertise technique.
- Les équipes peuvent créer des workflows personnalisés grâce à une interface visuelle intuitive.
- Son tarif de 39$/mois sans limite d’utilisateurs le rend particulièrement attractif pour les petites structures.
- Le concepteur visuel permet de construire des circuits d’approbation et des automatisations en quelques clics.
- Les données saisies circulent intelligemment dans tout le processus sans besoin de ressaisie.
- L’intégration avec les outils existants comme les ERP et CRM simplifie la gestion des données.
- Modernise la gestion des processus grâce à une approche par checklist intelligente.
- L’interface mobile permet aux équipes de rester productives en déplacement.
- La tarification débute à 100$/mois pour 5 utilisateurs.
- L’intégration native avec Zapier et Make étend considérablement les possibilités d’automatisation.
- Le concepteur privilégie la simplicité pour les processus séquentiels.
- L’intelligence artificielle optimise le flux de travail quotidien.
- Adopte une approche Kanban visuelle parfaitement adaptée aux PME modernes.
- Les automatisations éliminent efficacement les tâches répétitives.
- Le prix de 24$/mois par utilisateur reste accessible pour les petites équipes.
- Les formulaires interconnectés évitent toute double saisie d’information.
- Le suivi visuel des tâches facilite la gestion des projets RH et commerciaux.
- L’approche linéaire convient parfaitement aux processus simples à moyennement complexes.
- Respecte les normes BPMN pour une standardisation optimale des processus.
- Les tableaux de bord offrent une visibilité précieuse sur l’efficacité opérationnelle.
- La transformation des modèles en outils fonctionnels se fait rapidement.
- Le tarif attractif de 90$/mois convient aux PME.
- L’interface intuitive permet une prise en main rapide.
- La flexibilité du système s’adapte aux besoins évolutifs des organisations.
- Une plateforme robuste destinée aux PME dotées d’une équipe informatique.
- Combine efficacement approches low-code et no-code pour une flexibilité maximale.
- Le tarif de 1500$/mois pour 50 utilisateurs reflète ses capacités avancées.
- Propose un large catalogue de modèles personnalisables pour accélérer le déploiement.
- L’hébergement flexible des données respecte les exigences de sécurité des entreprises.
- Les API robustes facilitent l’intégration avec les systèmes d’information existants.
- Vingt ans d’expérience dans l’automatisation des processus d’entreprise.
- Associe modélisation métier simple et optimisations techniques avancées.
- Les équipes collaborent efficacement grâce à l’approche hybride no-code/low-code.
- L’intégration poussée avec les outils bureautiques facilite l’adoption.
- La tarification entre 1300$ et 2300$/mois correspond aux fonctionnalités avancées.
- Le support technique expert accompagne les projets complexes.
Vous savez tout de l’automatisation de workflow pour petite entreprise, maintenant c’est à vous de jouer !
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