Automatisation Excel, macro & alternatives simples

8 minutes
Automatisation Excel

Excel est un des logiciels les plus répandus dans les entreprises. De part ce positionnement et ses fonctionnalités, il est également un des outils numériques où les utilisateurs font le plus de saisies et tâches répétitives. Néanmoins l’automatisation Excel via une macro ou via d’autres logiciels d’automatisation relativement simples à utiliser favorise, en quelques clics, le travail des utilisateurs.

Dans une première partie, nous détaillerons comment utiliser une macro dans Excel. Puis, nous vous présenterons des alternatives plus simples à mettre en place et à maintenir dans le temps.

Si vous n’aviez qu’une chose à retenir de cet article :

Les macros dans Excel posent des problèmes de sécurité, de compatibilité et de maintenance, tout en rendant un classeur plus vulnérable aux erreurs et plus difficile à comprendre pour d’autres utilisateurs. L’utilisation d’alternatives simples permet de mettre en place de meilleures solutions pour les entreprises.

Automatisation Excel avec l’enregistreur de macro

Qu’est-ce que l’enregistreur de macro pour l’automatisation Excel

Pour pouvoir automatiser Excel, il est important de scénariser un parcours en plusieurs étapes. Les étapes peuvent prendre les formes suivantes :

  • Saisies alphanumériques
  • Clics dans les cellules
  • Clics dans les menus et sous-menus
  • Fonctionnalités de mise en forme cellules, lignes ou colonnes
  • Interconnexion avec d’autres services de la suite Microsoft Office comme Outlook.

L’enregistreur de macro dans Excel consolide alors toute la séquence en VBA (en code Visual Basic pour Applications) pour l’automatiser. On parle bien de langage de programmation mais la particularité du VBA est qu’il est utilisable sans compétence en développement informatique grâce à l’enregistreur de macro low-code.

L’enregistreur de macro met donc une technologie puissante au service de n’importe quel utilisateur d’Excel. Néanmoins, un fort niveau de contrôle est nécessaire pour arriver à ses fins. En effet, l’enregistreur capture toutes les interactions. Chaque erreur dans un parcours le met en échec, nécessitant de modifier directement le code VBA (demande de la compétence) ou de réenregistrer la séquence de zéro.

Pour éviter ce problème deux solutions sont possibles :

  • Formaliser en amont la liste des étapes pour ne pas se tromper lors de l’enregistrement
  • Créer plusieurs mini macro à la place d’en construire un unique.

C’est tout de même relativement gênant, c’est pour cela que dans la suite de l’article nous allons vous présenter des alternatives plus simples et plus souples à mettre en place.

Dernier point d’attention, la définition de la plage de cellules est très importante. La macro s’exécute uniquement dans les cellules de la plage. Attention aux nouvelles lignes

Comment enregistrer une macro ?

  1. Onglet Développeur, dans Groupe Code, cliquez sur « Enregistrer une macro »
  2. Dans le champ « Nom de la macro », entrez un nom explicite pour votre processus pour faciliter la recherche. A savoir, le premier caractère doit être obligatoirement une lettre et les espaces sont interdits.
  3. Vous pouvez affecter un raccourci clavier pour être plus efficace dans vos actions. Sachez que cette fonction remplace tous les raccourcis par défaut, donc attention à ne pas remplacer les classiques : A, Z, C, X, V, F, etc.
  4. Sélectionnez l’emplacement de stockage, dans la liste déroulante « Enregistrer la macro ». Si vous voulez que la macro soit utilisée pour d’autres fichiers Excel, sélectionnez « Classeur de macros personnelles ».
  5. Si vous le souhaitez, écrivez une description dans le champ dédié
  6. Réalisez l’enregistrement en réalisant chaque étape de votre séquence. Puis, une fois terminée, cliquez sur « Arrêter l’enregistrement » dans l’onglet « Développeur » ou utilisez le raccourci clavier Alt+T+M+R

Comment utiliser une macro enregistrée dans Excel

  1. Dans l’onglet « Développeur », cliquez sur Macros.
  2. Choisissez ensuite la macro à utiliser
  3. Cliquez sur « Exécuter » pour la lancer

Autres informations importantes :

  • Si vous voulez tester une macro en mode débogage dans Visual Basic Editor, cliquez sur « Pas à pas détaillé »
  • Si vous voulez modifier la macro dans VBA Editor, cliquez sur « Modifier »
  • Pour supprimer une macro, cliquez sur « Supprimer »
  • Pour modifier les raccourcis clavier, cliquez sur « Options »

Compléments :

  • Si vous utilisez pour la première fois votre macro, sans l’avoir testé en amont, n’hésitez pas à enregistrer une copie avant de la lancer. Sinon fermer le classeur sans enregistrer les modifications.
  • Il est possible de définir des paramètres de sécurité pour les macros.
  • Une macro peut être exécutée de nombreuses façons : Raccourcis clavier, Bouton, Barre d’outils, Objet (en cliquant sur « Affecter une macro »), Ouverture du fichier Excel…
  • Grâce à Microsoft Visual Basic Editor vous pouvez copier une macro dans un autre classeur.

Comment utiliser le code enregistré dans VBE (Visual Basic Editor) ?

Visual Basic Editor peut être utilisé pour des fonctionnalités plus poussées que l’enregistreur de macro. Par exemple, pour ajouter des variables ou des contrôles, pour supprimer le code inutile.

Certes c’est de la programmation VBA, mais cela reste tout de même assez décriptable. Néanmoins, sauf si vous voulez absolument utiliser des macros, nous vous conseillons plutôt d’utiliser des alternatives qui vous changeront rapidement la vie et faciliterons l’automatisation de tâches répétitives dans Excel.

Automatisation Excel en quelques clics avec des logiciels modernes

Les avantages à l’automatisation d’Excel

Réduction des saisies sans valeur ajoutée

Les tâches laborieuses, les actions répétitives, les saisies multiples de la même information à plusieurs endroits… tout cela est terminé avec l’automation d’Excel et libère du temps aux collaborateurs.

Fini les erreurs de saisies

Une erreur de saisie peut aller très loin dans la chaîne de valeur d’une entreprise et facilement dégrader la marge. Avec l’automatisation Excel, il n’y a plus d’erreurs dans les différentes saisies.

Des données à jours dans vos tableaux de bord

L’automatisation des tâches Excel envoie directement les données pertinentes vers vos outils de BI pour prendre des décisions plus facilement.

Intégration à tous vos logiciels

Dites l’information une fois et la donnée circulera automatiquement dans n’importe lequel de vos logiciels (CRM, ERP, logiciels verticaux, Planning…). Et réciproquement les autres logiciels pourront alimenter l’Excel.

Une collaboration facilitée

Ouvrir un fichier Excel à d’autres utilisateurs peut être complexe. Le tableur peut être dégradé, de multiples onglets peuvent être créés, de multiples versions peuvent apparaître par magie. Les plateformes d’automatisation règlent ce problème et facilitent la collaboration.

Automatiser n’est pas égal à déshumaniser

Par automatisation, on entend souvent remplacement de l’humain, mais cela est faux et les plateformes d’automatisation ont justement créer des fonctionnalités qui permettent un enchaînement efficace entre les humains et l’automatisation.

Il y a de nombreuses solutions d’automatisation de fichier Excel

Comme présenté dans un précédent article, ces logiciels permettent de structurer, sécuriser et fluidifier votre tableur qui deviendra simplement un base de données pour votre digitalisation.
Très simplement et sans compétence technique, un Excel se transformera en mini logiciel, visuel, dynamique et interactif.

Les principaux avantages de ces logiciels :

  • Ultra personnalisation selon vos besoins.
  • Plus d’erreurs de saisie ou d’information manquante. Les saisies de données par les utilisateurs sont encadrées par des formulaires dynamiques.
  • Sécurité de la base de données.
  • Gestion des droits.
  • Des calculs automatisés dans le tableur
  • Connexion à tous les autres logiciels de votre entreprise pour éviter les saisies multiples de la même information dans plusieurs logiciels, pour permettre d’afficher des données sans risque sur des logiciels de gestion ou ERP…
  • Des tableaux de bord pour permettre une supervision efficace des activités.
  • et bien d’autres fonctionnalités…

Exemples de solutions d’automatisation Excel

Trois familles d’outils d’automatisation peuvent être envisagées :

Logiciels d’automatisation (exemple : Zapier, Make, n8n)

Ces logiciels permettent de connecter diverses applications et services en ligne, facilitant ainsi l’automatisation des tâches répétitives et simples. Ils conviennent aux entreprises de petite à moyenne taille, ayant des besoins d’automatisation limités.

La tarification est basée sur le nombre d’automatisations par mois et par utilisateur. Ce qui peut très vite devenir élevé, même si leur prix d’appel d’appel est relativement bas, entre 9 et 19€ par mois.

Plateformes d’automatisation des processus métier (exemple : Lapala, ProcessMaker, Workato)

Destinées aux entreprises ayant des besoins d’automatisation plus complexes et étendus, ces plateformes offrent une solution complète permettant de numériser, automatiser et optimiser les opérations de l’entreprise. Elles sont idéales pour créer des enchaînements efficaces entre les tâches humaines et les tâches automatisées.

Les tarifs varient selon les plateformes et vos besoins mais sont relativement accessibles.

Outils RPA (Robot Process Automation) (exemple : UiPath, Automation Anywhere)

L’utilisation de robots est généralement la dernière chance d’automatisation si les logiciels et plateformes d’automatisation ne couvrent pas un besoin. C’est notamment le cas pour des logiciels qui ne respectent pas les standards en terme de communication de données et d’architecture.

Les outils RPA sont généralement très chers et nécessitent des prestations de mises en place par des intégrateurs.

Vous savez maintenant tout de l’automatisation Excel. Maintenant c’est à vous de jouer ! A très vite pour plus de contenus !

Si vous voulez en savoir plus sur l’automatisation d’un service client .

Le plan d'action pour choisir un logiciel. Le guide concret et pratique de la transformation

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