Les tâches à faible valeur ajoutée ont un grand impact sur les entreprises. Elles sont sources de perte de temps pour les organisations et de perte motivation voire de procrastination pour les collaborateurs. L’automatisation des tâches permet donc un gain financier et humain… du moins lorsqu’elle est correctement mise en œuvre.
Dans cet article, nous n’utiliserons pas de mots racoleurs comme performance, productivité, efficience ou optimisation. En effet, ils ne vous aideront en rien dans votre démarche d’automatisation. Notre objectif, vous donner des méthodes et outils concrets pour vos projets de transformation.
Si vous n’aviez qu’une chose à retenir de cet article :
L’automatisation des tâches est un exercice collectif et elle est beaucoup plus pertinente lorsqu’elle est pensée au niveau d’un processus plutôt qu’au niveau d’une tâche (un processus étant une combinaison de tâches). Cette étude préalable permet ensuite de choisir la bonne solution technologique entre les logiciels d’automatisation, les plateformes d’automation du travail ou les outils RPA.
Qu’est ce que l’automatisation des tâches ?
L’automatisation des tâches est le remplacement de tâches dites « manuelles » (informatisées ou non) par des actions réalisées par des logiciels spécifiques sans intervention humaine.
Deux principales causes mènent à se poser la question de l’automatisation des tâches :
- Le manque de digitalisation et de logiciels dans les entreprises
- L’utilisation de logiciels contraignants et non adaptés au fonctionnement d’une entreprise.
Il ne faut pas confondre deux types de tâches à faible valeur ajoutée :
- les saisies répétitives qui correspondent à un enchaînement d’actions spécifiques qui est réalisé plusieurs fois par heure, par jour, par semaine…
- les saisies multiples de la même information dans différents outils.
L’automatisation des tâches permet donc de gagner du temps, de réduire les coûts liés à une activité, de diminuer les erreurs et également de supprimer une tâche ennuyante pour des collaborateurs (voire les impliquer sur des sujets plus importants pour l’entreprise).
Toutes les fonctions d’une entreprise sont concernées par les automations : les ventes, l’administration des ventes, les études, la production, la logistique, le service client, la comptabilité, la finance, les ressources humaines, les systèmes d’information…
Pour quelles raisons et avantages est-ce important d’automatiser une tâche ?
Voici la liste non exhaustive des avantages de l’automatisation des tâches
Améliorer les délais des processus
Une tâche peut représenter un long temps de traitement ou un goulot d’étranglement impactant négativement le reste du processus et des différentes tâches. L’automatiser permet de livrer plus rapidement le client.
Augmenter les commandes clients
Que vous ayez un, dix ou cents dossiers à gérer, une tâche automatisée ne sera plus un frein à la croissance. Les commandes pourront être livrées plus rapidement si les bonnes étapes ont été automatisées.
Diminuer les coûts et les dépenses
Dans tous les cas, automatiser réduit les coûts relatifs à une tâche. A l’entreprise de choisir ensuite si elle veut libérer la personne ou la positionner sur une autre activité plus intéressante pour elle et pour l’organisation.
Digitaliser son savoir-faire
L’automatisation des tâches permet de documenter un savoir-faire et d’éliminer les silos de connaissance lié à un travail spécifique ou un collaborateur spécifique.
Interconnecter des logiciels
Certains logiciels ne communiquent pas avec d’autres. Automatisation permet de limiter les ressaisies de la même information.
Éviter les erreurs et les contrôles
Faire des tâches répétitives manuelles ou faire de longs contrôles mènent forcément à des erreurs, c’est humain. Et une petite erreur peut mener à une catastrophe (cf l’effet papillon).
Motiver et valoriser les collaborateurs
L’automatisation des tâches permet notamment à certains collaborateurs de passer plus de temps sur des actions moins ennuyeuses, voire dans certains cas d’être mieux valorisés.
Comprendre les processus de l’entreprise
Un projet d’automatisation nécessite d’identifier précisément les processus de son organisation. Les processus sont l’identité d’une entreprise, les connaître, c’est la meilleure façon de s’améliorer sans échouer
Des exemples d’automatisation des tâches
Voici une liste d’exemples non exhaustifs, sur les différents métiers
Administration des ventes
- Création, envoi, relance et signature de devis
- Idem pour des factures
- Idem pour des contrats
- Reportings commerciaux automatisés
Comptabilité
- Pilotage des paiements
- Relance des paiements
- Suivi des encaissements
- Import des factures dans le logiciel comptable
- Gestion des notes de frais
Marketing / Ventes
- Identification automatique d’opportunités
- Qualification des demandes dans le CRM
- Collecte d’informations
- Prise de rendez-vous
Service client
- Qualification des demandes
- Traitement de certaines demandes clients
- Envoi de questionnaires
- Reporting
- Suivi d’indicateurs de qualité
Gestion production
- Alerte et relance
- Collecte de données
- Saisies automatisées
- Mise au propre des notes
- Planification
Achats
- Suivi des stocks
- Alerte et notification
- Saisies de commandes
- Pilotage du circuit de validation
RH
- Notifications liées au processus de recrutement
- Gestion du processus de demande de congés
- Gestion de l’onboarding
Systèmes d’information
- Qualification des demandes d’assistance
- Traitement de certains tickets
- Alertes de sécurité informatique
La méthode simple pour l’automatisation des tâches
Même si vous avez identifié une tâche à automatiser, il ne faut surtout pas partir tête baissée dans son automatisation. En effet, il peut être plus judicieux d’automatiser une autre tâche en amont ou en aval.
En effet, l’automatisation des tâches est un travail méthodique. Il est donc important de comprendre le fonctionnement complet d’un processus de travail avant de commencer à automatiser des tâches dans ce processus.
Dans cette partie, nous allons vous donner les méthodes pour automatiser une tâche.
Étape 1 – Formaliser collectivement l’ensemble du processus sur une cartographie en réalisant un audit du processus
L’automatisation des tâches se fait en équipe !
Il est essentiel de travailler en étroite collaboration avec les collaborateurs impliqués dans le processus. Si le nombre d’employés impliqués est important, il peut être nécessaire de consulter un groupe représentatif de cette population.
En plus des équipes de l’entreprise, il peut être important d’impliquer d’autres acteurs comme des partenaires, des prestataires, des fournisseurs et pourquoi pas des prospects ou des clients pour prendre en compte leur avis.
D’ailleurs, il est crucial de discuter avec les bonnes personnes pour avoir une compréhension plus précise du fonctionnement. Par exemple, il peut être plus avantageux de s’entretenir avec un opérationnel plutôt qu’avec son manager.
Enfin, adopter une attitude bienveillante, à l’écoute et pédagogue sera bénéfique pour la réussite du projet, en particulier s’il entraîne des changements organisationnels majeurs.
Décrire son métier n’est pas toujours intuitif
Certaines personnes ont du mal à expliquer leurs tâches quotidiennes, peu importe leur position dans la hiérarchie. Il ne faut pas hésiter à s’assurer de ce que les collaborateurs disent sous peine de faire de mauvaises automatisations.
Si possible, il est vivement conseillé de réaliser des observations sur le lieu de travail, par exemple en utilisant la méthode DILO (Day In a Life Of). Cette approche vous permet d’observer directement l’exécution des activités et de recueillir des informations en situation réelle. Elle favorise également une bonne entente sur le projet.
En savoir plus, grâce à notre article donnant une méthode pour mener un audit des processus
Cartographier ou modéliser le processus
Une image vaut mille mots. Vous trouverez ci-dessous la modélisation d’un processus de recrutement.
La cartographie doit être considérée comme une carte routière visuelle d’un processus permettant de repérer :
- Les différents événements (début, milieu et fin), représentés par des cercles rouges.
- Les participants, avec des pastilles de couleurs distinctes.
- Les tâches et processus mis en œuvre, illustrés par des rectangles.
- Décisions, conditions et actions simultanés (appelés passerelles) sous forme de losanges.
- Les liens entre les éléments, notamment les flux de séquences et de messages.
En complément de cette représentation graphique, un document additionnel ou une autre cartographie peuvent inclure pour chaque processus :
- Les outils, logiciels et applications utilisés.
- Les interactions orales, papier ou via un logiciel.
- Des procédures à suivre.
- Le temps nécessaire pour mener à bien le processus.
- La durée de réalisation de chaque tâche.
- La fréquence à laquelle elles sont effectuées.
- Les stocks disponibles à chaque phase.
- Le degré de satisfaction des employés concernant chaque opération.
- Les difficultés et les lacunes rencontrées à chaque étape.
Étape 2 – Lister les opportunités d’automatisation et les prioriser
Suite à la formalisation collaborative du processus, il sera plus facile d’identifier des opportunités d’automatisation des tâches comme :
- L’automatisation d’écriture dans Excel
- Le reporting
- La création de documents
- L’envoi de devis
- La gestion de relance et de notifications
- La collecte et le suivi d’indicateurs de performance
- La priorisation et le tri de données
- Les saisies multiples dans les différents logiciels
- La qualification de documents…
Néanmoins, une entreprise ne peut pas tout résoudre d’un coup ! Il est important de prioriser chaque tâche potentiellement automatisable.
Pour effectuer cette priorisation des différents besoins, une organisation peut recourir à une matrice d’évaluation comme celle présentée ci-dessous.
Exemple de matrice de priorisation d’une tâche de saisie de bons de commande.
Une fois toutes les tâches priorisées, l’entreprise pourra construire sa feuille de route d’automatisation pour améliorer progressivement sa productivité.
Étape 3 – Choisir les bons outils d’automatisation des tâches
Il existe différentes familles d’outils d’automatisation des tâches.
- Les logiciels d’automatisation comme Zapier, Make et N8N.
- Les plateformes d’automatisation des processus métier comme Lapala, Power Automate et Workato.
- L’outil RPA comme UiPath ou Automation Anyware.
Les logiciels d’automatisation
Les outils d’automatisation tels que Make, Zapier et N8n aident les entreprises à connecter diverses applications et services en ligne, permettant ainsi d’automatiser des tâches simples et continues.
Chaque automatisation débute par un « déclencheur » et enchaîne autant d’actions que possible en prenant en compte certaines conditions.
Néanmoins, il ne peut y avoir qu’un seul déclencheur par automatisation. Si vous avez besoin de deux déclencheurs, il faut faire deux automatisations.
La tarification de ces outils d’automatisation est basée sur le nombre d’automatisations par mois et par utilisateur. Ce qui peut très vite devenir élevé, même si leur prix d’appel d’appel est relativement bas, entre 9 et 19€ par mois.
Les plateformes d’automatisation des processus métier
Les plateformes d’automatisation de processus métier, telles que Lapala ou Workato, sont des solutions complètes et robustes conçues pour digitaliser, automatiser et optimiser les opérations d’une entreprise.
Ces plateformes agissent comme des tours de contrôle qui centralisent les processus et les données, en les connectant avec d’autres outils. Leurs fonctionnalités visent à améliorer l’efficacité opérationnelle en modélisant, mettant en œuvre et suivant les différents processus d’une entreprise.
Les plateformes d’automatisation des processus permettent par exemple :
- La connexion de tous les logiciels, tableurs et bases de données existants au sein d’une entreprise,
- La digitalisation de tous les processus métier
- L’intégration d’enchaînement d’actions et des circuits de validation personnalisés multidéclencheurs
- Et bien sûr, comme les logiciels d’automatisation, l’automatisation des tâches sans valeur ajoutée.
Les outils RPA (Robot Process Automation)
L’outil RPA (Robot Process Automation) est l’utilisation de logiciels robots pour l’automatisation des tâches.
Il est généralement la dernière chance d’automatisation si les logiciels et plateformes d’automatisation ne couvrent pas un besoin spécifique. C’est notamment le cas pour des logiciels qui ne respectent pas les standards d’internet en terme de communication de données et d’architecture.
Les outils RPA sont généralement très chers et nécessitent des prestations de mises en place par des intégrateurs.
Comment choisir le bon logiciel d’automatisation ? Notre tableau comparatif
Vous savez maintenant tout de l’automatisation des tâches. Maintenant c’est à vous de jouer ! A très vite pour plus de contenus !
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