Qu’est-ce que l’automatisation des opérations ? Avec exemples

Automatisation des opérations

L’automatisation des opérations était une solution réservée aux grandes entreprises et nécessitait l’assistance d’un service informatique ou de compétence en développement informatique. Aujourd’hui, l’émergence de nouveaux logiciels a permis aux PME, même sans compétence technique, de pouvoir utiliser ces outils grâce à leur intuitivité et leur modèle de tarif.

Toutes les entreprises ont maintenant les cartes en main pour digitaliser leurs processus grâce à des expériences guidées et des automatisations pour supprimer des sous optimisations opérationnelles. Cette transformation permet de nombreux gains comme l’amélioration de l’efficacité, du confort de travail, du respect des instructions ou encore l’amélioration de la marge.

Dans cet article, nous vous dévoilerons tout ce que vous devez savoir sur l’automatisation des opérations. Nous aborderons également une méthode pour prendre facilement en main des logiciels d’automatisation. Et permettre à votre entreprise des bénéfices opérationnels rapides.

Digitalisez et automatisez vos processus

Qu’est-ce que l’automatisation des opérations ?

Définition de l’automatisation des opérations

Opérations sans automatisation

Operation without automation
Toutes les tâches sont réalisées par les équipes
et les attributions sont manuelles

Opérations avec automatisations

Operations automation
Les tâches sont en partie automatisées par un logiciel
et les attributions sont automatiques

L’automatisation des opérations est une méthode visant à améliorer un processus et supprimer tout le chaos relatif à cette activité. Par exemple, il est nécessaire de chercher à éliminer les saisies multiples, les tâches rébarbatives, les recherches complexes d’information, l’utilisation de multiples tableurs Excel répétitifs, des frictions liées à la collaboration.

Cette méthode est souvent portée par des logiciels dédiés qui permettent de rendre actionnable votre processus en créant :

  • Des expériences guidées pour les tâches non automatisées
  • Des tâches automatisées pour libérer vos équipes d’actions sans valeur ajoutée.
Tâches automatisées

Sur l’illustration ci-dessus, nous voyons trois façons de rationaliser et homogénéiser les opérations :

  • Le premier par l’intermédiaire d’une documentation des opérations -fiche de procédure papier, pdf, excel…- Cette solution est un bon outil de communication mais n’est pas très pérenne dans le temps à cause de son manque d’ergonomie, de difficultés de mise à jour et de multiples versions qui peuvent co-exister. En savoir plus.
  • Le deuxième est une digitalisation des opérations via un logiciel de workflow qui permet de créer une expérience guidée et confortable dans la réalisation des tâches pour les collaborateurs. Ils permettent de pousser la bonne tâche et la bonne information, au bon moment, à la bonne personne et sans clic inutile. En effet ils intègrent des automatisations basiques d’affichage des données précédemment saisies, des attributions et notifications automatisées.
  • Enfin le troisième, en plus de posséder les fonctionnalités précédemment citées, certains logiceils permettent de connecter vos outils existants comme les ERP, CRM, SIRH… Ces intégrations permettent notamment d’afficher directement la donnée de vos logiciels dans un workflow et de créer ou modifier de la donnée dans vos logiciels.
Transformez vos processus en workflows guidés

Les avantages de l’utilisation d’un logiciel d’automatisation des opérations

Optimisation d’un processus

L’automatisation des opérations permet d’éliminer et automatiser les tâches manuelles sans valeur ajoutée et rébarbatives. Finies les saisies multiples et les erreurs liées à l’utilisation de logiciels alambiqués. Cela améliore alors l’efficacité des équipes et les délais.

Meilleure collaboration

Ces outils simplifient la collaboration. L’enchaînement des tâches entre les acteurs est plus dynamique. Le climat est amélioré grâce à une communication plus souple et une attribution automatisée. Le confort au travail est amélioré et permet d’améliorer la satisfaction des équipes.

Traçabilité et suivi

Vous pouvez mettre en place différents dispositifs de mesure permettant de suivre des indicateurs de performance, délais et l’état d’avancement de différents dossiers ou affaires. Le processus devient transparent, les contrôles sont automatisées et un problème est rapidement identifié.

Données et informations de qualité

Il est plus simple pour les collaborateurs de remplir correctement les informations. Les automatisations permettent également d’éviter les erreurs. La recherche d’information est également simplifiée. Les processus sont homogènes. Les données sont conformes, précises et cohérentes.

Digitalisation et automatisation

L’automatisation des opérations est une bonne entrée en matière pour permettre aux PME de tirer parti du numérique en facilitant la conduite du changement auprès des collaborateurs. Les automatisations apportent directement des bénéfices financiers et permettent de financer la suite.

Toujours à jour et modifiable simplement

L’ensemble des opérations étant documenté et informatisé. Elle est toujours à jour car il n’existe qu’une version, celle utilisée au quotidien par les équipes. Si le processus doit changer pour diverses raisons, cela se fait en quelques clics sans avoir à tout re-développer et tout redéployer aux équipes.

5 exemples d’automatisation des opérations

L’automatisation ne correspond pas forcément à un enchaînement de tâches 100% automatisées, il inclut également des interventions humaines comme des saisies, des circuits d’approbation, de la collaboration.

Exemple 1 – Automatisation de l’approbation des achats

Gestion des approbations
Conçu avec le logiciel d’automatisation des opérations Lapala

L’automatisation du processus d’approbation des achats permet de réduire les délais de validation et éviter le chaos d’un communication faite de mails, d’appels téléphoniques et parfois de documents papier. L’automatisation offre également une meilleure visibilité sur l’ensemble des dépenses engagées et facilite le respect des règles de conformité. En éliminant les tâches manuelles rébarbatives comme la ressaisie des données ou la recherche complexe d’informations, les équipes peuvent se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

Exemple 2 – Automatisation de la gestion des interventions

Gestion des interventions
Conçu avec le logiciel d’automatisation des opérations Lapala

L’automatisation des opérations de traitement d’intervention augmente l’efficacité grâce à l’amélioration de la planification des ressources, un suivi en temps réel de l’avancement et la satisfaction des clients. Par ailleurs, la dématérialisation des rapports d’intervention et leur centralisation dans une plateforme unique facilitent l’analyse des données historiques. En automatisant les tâches administratives comme la création de bons d’intervention, la mise à jour des plannings ou l’envoi de notifications, les équipes peuvent consacrer davantage de temps aux interventions elles-mêmes et à la résolution des problèmes techniques complexes.

Exemple 3 – Automatisation des opérations liées à la gestion des factures fournisseurs

Validation des factures fournisseurs
Conçu avec le logiciel d’automatisation des opérations Lapala

L’automatisation du circuit de validation permet d’assurer une parfaite traçabilité des opérations tout en garantissant le respect des procédures internes, notamment grâce à l’application systématique des règles de contrôle et des seuils d’autorisation définis par l’entreprise. La centralisation des factures sur une plateforme unique, couplée à l’extraction automatique des données clés, offre une vision consolidée des engagements financiers et facilite les opérations de clôture comptable. Les équipes sont libérés de tâches sans valeur ajoutée et les erreurs sont supprimées.

La bonne tâche au bon moment avec Lapala

Exemple 4 – Automatisation des saisies d’une note de frais

Saisie note de frais
Conçu avec le logiciel d’automatisation des opérations Lapala

La digitalisation des factures fournisseurs réduit les erreurs et accélère leur traitement. L’automatisation garantit le respect des procédures de validation. La centralisation et l’homogénéité des pratiques permettent un gain de productivité et une amélioration du suivi financier et la productivité.

Exemple 5 – Gestion des demandes administratives automatisées

Gestion des demandes administratives
Conçu avec le logiciel d’automatisation des opérations Lapala

L’automatisation des demandes administratives offre aux clients un suivi en temps réel de leurs requêtes. L’attribution des tâches est automatisée permettant un gain en efficacité et une accélération des temps de traitement du dossier. Enfin, un système centralisé renforce la qualité du service et la satisfaction client, tout en améliorant le confort des équipes.

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel d’automatisation des opérations

Workflow demande d'achat

La transformation numérique des PME nécessite des outils performants et simples à prendre en main pour gérer les processus. Voici les principales fonctionnalités d’un logiciel d’automatisation des opérations.

Mise en forme 100% personnalisée

La personnalisation du logiciel, sans avoir à écrire une seule ligne de code, est très importante. Les équipes peuvent désormais concevoir leurs propres circuits de traitement sans avoir recours à des développeurs.

Gestion des acteurs

Les plateformes d’automatisation des processus modernes permettent d’orchestrer automatiquement la distribution des tâches entre les différents acteurs, tout en définissant précisément leurs périmètres d’intervention.

Création de branches, conditions

L’intelligence des processus se manifeste par la capacité à créer des parcours conditionnels sophistiqués. Selon les différents éléments de segmentation de votre processus, différents chemins sont possibles.

Réunification de chemins

Les dossiers peuvent suivre différents cheminements en fonction de critères précis, avec la possibilité de faire converger ces parcours lorsque nécessaire pour maintenir une cohérence globale.

Création de boucle itérative

La flexibilité opérationnelle est garantie par la possibilité de créer des boucles itératives. Les utilisateurs peuvent revenir sur des étapes antérieures pour effectuer des modifications, assurant ainsi la qualité de traitement.

Reprise automatique des saisies

L’optimisation de la saisie constitue un gain de temps précieux. Les informations capturées à une étape peuvent être automatiquement réutilisées ultérieurement, éliminant les doubles saisies rébarbatives.

Concepteur de formulaire

La conception des interfaces de saisie occupe une place centrale, les formulaires représentant la majorité des interactions utilisateur. Un éditeur sophistiqué permet de créer des interfaces ergonomiques adaptées.

Base de données flexible

La gestion des données offre une souplesse architecturale. Les entreprises peuvent choisir de centraliser leurs données dans la solution ou de maintenir l’information dans leurs systèmes existants comme les ERP, CRM…

Intégration et automatisation

L’interconnexion avec vos logiciels existants démultiplie la valeur ajoutée. L’automatisation des tâches répétitives et l’exploitation des données des différents systèmes rend inévitablement plus productif le processus.

Libérez vos équipes des tâches sans valeur ajoutée

Comment maîtriser rapidement l’automatisation des opérations ?

Aujourd’hui, il n’a jamais été aussi simple pour une PME d’automatiser ses opérations. Par le passé, les logiciels n’étaient pas encore assez ergonomique et nécessitaient tout de même des compétences en développement informatique, et sans parler des coûts des logiciels, trop chers pour les PME. Maintenant, c’est totalement différent, les éditeurs de logiciel ont conçu des outils permettant à n’importe quel collaborateur métier de créer des automatisations sans écrire une seule ligne de code et sans service informatique. Par ailleurs, les modèles de tarification ont changé permettant d’accéder à ces logiciels sans se ruiner. La plateforme Lapala en est la preuve.

Dans cette partie, nous allons vous détailler une méthode simple et rapide d’automatisation des opérations basé sur l’utilisation de Lapala.

Étape 1 – Identification des étapes de l’opération à automatiser

Les opérations sont tout simplement des processus, c’est-à-dire un enchaînement de tâches consécutives, individuelles ou collectives, linéaires ou soumise à des conditions. La première étape sera donc de lister tous les paramètres: tâches, acteurs, conditions, données à collecter, outils et logiciels utilisés…

Par ailleurs, il peut être intéressant d’identifier les problèmes et sous-optimisations du processus actuel pour ne pas avoir à les réitérer dans l’automatisation des opérations.

Il peut d’ailleurs être pertinent de faire cet exercice avec des collaborateurs clés des opérations pour être certains de ne rien oublier ou pour collecter de nouveaux besoins.

Étape 2 – Choisir un logiciel d’automatisation des opérations et construire son processus sur le concepteur

En no-code, sans avoir à écrire une seule ligne de code, vous pouvez commencer par construire la structure du processus. Case par case, tâche par tâche, vous allez modéliser vos opérations de façon 100% personnalisée.

Vous pouvez suivre ces conseils pour gagner en efficacité :

  • Une étape = une tâche, s’il y a plusieurs tâches alors cela correspond à plusieurs étapes.
  • Commencez par construire le workflow dans sa totalité pour les cas les plus fréquents, puis dans un second temps les différents scénarios.
  • Enfin sélectionnez les bons acteurs.

Pour ceux qui préférent un format vidéo, je vous invite à regarder cette vidéo

Créer un workflow digital

Étape 3 – Créer l’expérience guidée et les automatisations dans chaque tâche

Création expérience guidée
Création d’une étape avec Lapala

Vous pourrez créer une expérience guidée pour vos collaborateurs depuis l’interface de modification d’édition de chaque étape. Dans l’exemple, pour l’étape « Qualifier la demande », nous pouvons retrouver différents éléments et notamment le réaffichage automatique des données saisies précédemment.

Vous aurez également à paramétrer les automatisations liées aux conditions, à l’attribution, à l’utilisation des données saisies. Vous pouvez également connecter vos logiciels existants pour afficher des informations et créer ou mettre à jour des données dans vos CRM, ERP, SIRH…

Etape 4 – Tester avec ses équipes et ajuster son workflow digital

L’expérimentation constitue une étape importante avant le déploiement définitif de l’automatisation des opérations. Les logiciels modernes comme Lapala permettent aux équipes métier de réaliser elles-mêmes les ajustements nécessaires grâce à ses interfaces intuitives ne nécessitant aucune compétence technique en développement informatique.

Une fois le déploiement effectué, il est essentiel de mettre en place des dispositifs de mesure de la satisfaction des utilisateurs pour pouvoir faire de l’amélioration continue des opérations.

Découvrir Lapala, la plateforme d’automatisation des processus pour les PME

Découverte en 1 minute

Visite guidée de Lapala de 10 min

Comment choisir le bon logiciel d’automatisation des opérations

Pour choisir le bon logiciel, nous vous conseillons d’évaluer chacun de ces points :

  • La couverture de vos besoins fonctionnels
  • Le prix et les retours sur investissement possibles
  • La connexion avec vos logiciels existants (CRM, ERP, SIRH…)
  • L’ergonomie et la facilité de prise en main
  • L’autonomie d’administration du logiciel
Tableau comparatif des logiciels workflow

Différence entre automatisation des opérations, BPA Business Process Automation et Worklfow automation

Quand on parle de logiciel et technologie, il existe de nombreuses façons d’appeler les choses. Les experts du milieu ont défini des périmètres et des noms mais ces derniers commencent à devenir obsolètes. En effet, même si les logiciels de digitalisation des workflows, les logiciels de BPA Business Process Automation ou les ceux d’automatisation avaient des spécificités, ils ont maintenant tendance à regrouper les mêmes fonctionnalités.

Par exemple, le logiciel Lapala offre toutes ces fonctionnalités sur un même outil unique. Vous pouvez aussi bien digitaliser des workflows qu’intégrer des automatisations dans le processus. L’important à retenir n’est pas le nom de l’outil que vous utiliserez mais plutôt vérifier que le logiciel est adapté à vos besoins, facile à prendre en main et dans votre budget.


Vous savez tout sur l’automatisation des opérations ! C’est maintenant à vous de jouer !


Commentaires

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *