Comment mettre en place un approvisionnement autonome ?

Mettre en place un approvisionnement autonome n’a jamais été aussi facile. Le monde des logiciels est arrivé à une certaine maturité permettant aux équipes métier de digitaliser et automatiser facilement leurs processus d’achat et de commande, et même sans compétence informatique. Cette transformation s’appuie sur des logiciels de gestion des achats :

Faciles à installer et no-code, c’est-à-dire sans avoir à écrire une ligne de code
Intuitifs pour les équipes
Adaptés aux entreprises de toute taille et notamment les PME

De nombreuses entreprises voient dans l’approvisionnement autonome une opportunité d’optimiser leurs processus d’achat, de réduire les coûts, de responsabiliser les équipes et de gagner en visibilité et en contrôle.

Grâce à un logiciel de gestion des achats ou Procure to Pay, les demandes d’achats sont centralisées, les circuits d’approbation sont efficaces et l’ensemble des demandes et des commandes sont facilement traçables selon leur avancement.

Qu’est-ce que l’approvisionnement autonome ?

Définition approvisionnement autonome

L’approvisionnement autonome est l’utilisation de logiciels pour exécuter les tâches courantes du processus d’achat. Il y a deux objectifs :

Guider les employés dans les enchaînements de tâches manuelles obligatoires
Et automatiser les tâches sans valeur ajoutée pour libérer les équipes de ces contraintes.

L’idée est de rendre le parcours d’approvisionnement — depuis la demande d’achat jusqu’au paiement de la commande — de plus en plus automatisé, tout en maintenant un contrôle et une cohérence via des règles et des approbations préétablies.

Différence avec l’approvisionnement papier, mail et Excel

Dans un processus d’achat traditionnel

Les demandeurs remplissent des demandes d’achat papier ou des feuilles de calcul Excel, échangent des e-mails à répétition avec les fournisseurs et ressaisissent les mêmes informations dans plusieurs systèmes (ERP, WMS, tableur, etc.). Il y a beaucoup d’éléments qui sont soumis à de potentiels erreurs ou omissions.

Dans un processus d’approvisionnement autonome

La plupart de ces tâches manuelles (demande d’achat, vérification des stocks, sélection d’un fournisseur, rapprochement avec une facture) sont simplifiées, les circuits d’approbation sont efficaces et les tâches sans valeur ajoutée sont automatisées grâce à un logiciel de gestion des achats, Procure to Pay comme Lapala.

Les grands piliers de l’approvisionnement autonome

Centralisation des demandes d’approvisionnement et des commandes : Grâce à un logiciel ergonomique et collaboratif, les équipes gagnent en simplicité et en autonomie dans les demandes d’achat, les lancements et réceptions de commandes. Les logiciels offrent une expérience guidée et automatisée qui limitent les erreurs, réduisent les saisies répétitives et supprimer les recherches d’information complexes.
Automatisation du workflow : Chaque étape (demande, validation, commande, paiement) peut être portée par des automatisations qui libèreront les équipes des tâches sans valeur ajoutée. Par exemple : envoi de mails, mise à jour d’ERP, de CRM, de SIRH…, notification, relance, attribution de tâches… L’utilisateur n’intervient que pour les étapes clés ou lorsque le système détecte une anomalie.
Visibilité et contrôle : Grâce à leur fonctionnalité de visualisation de la données, les managers peuvent à tout moment voir l’avancement des approvisionnements et des commandes. En un clin d’oeil, ils peuvent identifier les frictions, améliorer la situation et prendre des décisions éclairées.

Les bénéfices de l’approvisionnement autonome

Réduction des coûts et gains de temps

Dans un processus manuel, le nombre de ressaisies, d’e-mails, de tâches répétitives est très élevé. Les tâches d’approvisionnement peuvent être composées d’environ 30% d’actions administratives sans réelle valeur ajoutée. En automatisant la majeure partie du flux — de la demande d’achat au paiement — une entreprise peut obtenir :

Une réduction des erreurs (copier-coller, valeurs manquantes, confusion dans les quantités).
Un gain de temps pour les équipes, qui peuvent se concentrer sur le pilotage stratégique, la négociation de contrats-cadres plus avantageux et le suivi qualitatif.
Réduction des délais du processus d’approvisionnement.

Amélioration de la qualité des données et du reporting

En automatisant certaines étapes de saisie et en guidant les équipes dans les tâches manuelles, on garantit que l’information est saisie correctement et qu’elle transite en temps réel vers l’ERP, le CRM ou le WMS.

Cela permet aux managers et directeurs un meilleur suivi de l’avancement. Cela évite des recherches d’information complexes qui participent à de mauvais climat de travail.

Cette fiabilité des données facilite ensuite la génération de tableaux de bord, le suivi des consommations et la visibilité budgétaire.

Meilleure collaboration et satisfaction des équipes

Pour les équipes et le service achat : Moins de micro-tâches, moins d’e-mails dispersés, un pilotage en temps réel via une seule plateforme.
Côté managers : Des validations plus rapides, car ils ne sont appelés à intervenir que lorsque la situation le justifie (montant élevé, écart par rapport aux normes, etc.).
Pour les fournisseurs : Des relations plus fluides grâce à des commandes envoyées clairement, un suivi transparent et un rapprochement plus propre des bons de commande et des factures.

La simplification du processus améliore la réactivité de l’entreprise face aux imprévus (ruptures de stock, pics de demande) et renforce la fiabilité de la chaîne logistique dans son ensemble.

Meilleure gestion du processus d’approvisonnement et des fraudes

Un circuit de validation interne (basé sur des règles et des contrôles prédéfinis) réduit les risques de fraude et de dépenses injustifiées.

Dans un contexte manuel, certains achats peuvent être réalisés a posteriori ou sans vérification budgétaire appropriée.

Avec un dispositif autonome, la moindre anomalie déclenche une alerte et un blocage automatique, prévenant les dérives.

Votre processus d’approvisionnement devient alors 100% conforme et sécurisé. Tout en améliorant l’autonomie des équipes, créant des parcours intuitifs et supprimant les tâches sans valeur ajoutée.

Les étapes d’un processus d’approvisionnement autonome

Structure d’une demande d’achat avec le logiciel Lapala 100% personnalisable

Évaluation du besoin et demande d’achat

Un employé détecte un niveau de stock insuffisant ou un besoin d’achat. Il analyse et cadre le besoin avec ses équipes. Il peut même prendre contact avec son fournisseur favori pour recevoir un devis ou avoir un ordre de grandeur du budget à dépenser.

L’équipe saisit ensuite la demande d’achat dans un logiciel de gestion des achats ou Procure to Pay. Ils ne saisissent que les informations importantes, le reste de la saisie est automatisée. Ils déterminent également si son achat est relatif ou non au lancement d’un appel d’offre ou d’un achat direct auprès d’un fournisseur connu.

Circuit d’approbation

Les logiciels de gestion des approvisionnements permettent de créer des circuits d’approbation dynamiques et efficaces selon de nombreux critères. Par exemple en fonction du montant, des enjeux, du types de dépenses, les chemins du circuit d’approbation peuvent varier, notifiant ou non les acteurs adaptés (managers, directeurs…)

Les itérations et renvois vers les étapes d’approbation précédentes permet également de gagner en efficacité et en transparence. Des explications sur le motif de refus sont communiquées rapidement au demandeur qui peut ensuite modifier sa demande d’achat en fonction.

Sélection du fournisseur

Si besoin d’un appel d’offre, le logiciel permet de comparer les fournisseurs et leurs propositions. Vous pouvez alors vous assurer de la conformité d’un appel d’offre en obligeant vos équipes à solliciter un minimum de fournisseurs. Vous pouvez également contrôler que vos équipes suivent bien les critères d’évaluation des offres.

Lancement de la commande

Après validation finale, le logiciel de gestion des approvisionnements se connecte directement à votre ERP ou CRM pour générer automatiquement un bon de commande avec les bonnes informations et enregistrer la commande.

Le système envoie ensuite automatiquement le bon de commande au fournisseur.

Réception et vérification de la qualité de la commande

L’employé qui réceptionne la commande peut ensuite suivre les étapes de vérification de la qualité et de la conformité de la commande et si besoin la retourner au fournisseur en cas d’incident.

Suivi, rapprochement et paiement

A réception de la facture par le fournisseur, les équipes peuvent ensuite l’intégrer dans le logiciel et la comparer au bon de commande.

Les équipes comptables sont ensuite notifiées pour réaliser le paiement selon les conditions de paiement négociées.

Conseils pratiques pour réussir la transition vers l’approvisionnement autonome

Identifier un logiciel de gestion des approvisionnements ou Procure to Pay adapté

Il y a de nombreux critères qui vous permettent de choisir la bonne solution adaptée à votre entreprise :

Taille d’entreprise : TPE, PME, ETI, Grand Groupe. Vous trouverez des logiciels adaptés à chaque famille
Prix de la licence : les logiciels Procure to Pay ont différents leviers de facturation. Certains abonnements sont liés au nombre d’utilisateurs d’autres au nombre de demande d’achat et de commande.
Besoins fonctionnels : type de circuit d’approbation, couverture de vos étapes actuelles.
Installation du logiciel :
- Pour certains logiciels vous aurez besoin d’un intégrateur externe qu’il faudra compter dans le coût du projet.
- Avec d’autres, vous aurez besoin de ressources et d’équipes informatiques.
- Certains sont no-code et sont adaptés aux équipes métier qui n’ont pas de compétence technique.
Connexion et intégration à vos logiciels existants : il sera beaucoup plus performant de connecter vos logiciels au logiciel de gestion des approvisionnements comme votre ERP, adresse email, CRM, SIRH, divers outils de collaboration…
Facilité de prise en main des équipes :
- Certains logiciels demandent une lourde formation des équipes
- D’autres, par leur intuitivité et ergonomie, ne demandent presque aucune formation

Impliquer les acteurs internes et externes

La mise en place d’un approvisionnement autonome ne doit pas se limiter au seul service achats ou manager. Il convient d’y associer :

La production (pour connaître les spécifications exactes, la fréquence des besoins).
La comptabilité (pour comprendre les contraintes financières, automatiser le rapprochement des factures et réduire les retards de paiement).
La direction (pour fixer des objectifs clairs en termes de ROI, de budget, de réduction des délais, etc.).
Les fournisseurs (pour qu’ils adoptent eux aussi un outil ou un mode de collaboration qui permette de recevoir et de traiter les commandes de manière fluide).

Maintenir un contrôle humain et ajuster en continu

Même si l’idée d’approvisionnement autonome vise à réduire au maximum l’intervention humaine, il est essentiel de prévoir un mode de surveillance et de contrôle. En cas de fluctuation brutale des prix ou de changements stratégiques, une intervention managériale reste incontournable.

Mesurer et ajuster régulièrement

Fixez-vous des indicateurs précis, programmez des points réguliers (tous les mois ou trimestres) pour :

Analyser les écarts entre la situation actuelle et vos objectifs.
Ajuster les règles d’automatisation si vous constatez des anomalies ou de nouvelles opportunités.
Mettre à jour les référentiels fournisseurs (ajouts, retraits, modifications de tarifs).

L’apport d’un logiciel comme Lapala dans l’approvisionnement autonome par rapport aux autres logiciels

Accessibilité no code : Sans écrire une ligne de code, les équipes métiers peuvent configurer elles-mêmes leurs formulaires, règles d’approbation, notifications, etc.
Évolutivité : Il est possible d’ajouter de nouvelles règles, de nouveaux fournisseurs ou de nouveaux processus de manière agile au fur et à mesure de vos progressions
Adoption rapide : Avec une interface intuitive, les collaborateurs s’approprient très vite l’outil, qui devient alors le point d’entrée unique pour toutes les demandes.
Prix adaptés aux PME : Contrairement aux solutions traditionnelles complexes et onéreuses, les plateformes no-code permettent une mise en place progressive et un ROI rapide.

Conclusion sur l’approvisionnement autonome

L’approvisionnement autonome n’est plus une utopie ni un concept de laboratoire. Soutenu par la nouvelle génération de logiciel performant et simple à utiliser, il devient un levier majeur pour les entreprises désirant gagner en productivité sur leur chaîne d’approvisionnement. Les principaux enseignements à retenir :

Centraliser et automatiser : En digitalisant vos processus et en y ajoutant une couche d’intelligence, vous réduisez drastiquement les tâches manuelles (saisies, validations, suivi administratif), tout en fiabilisant la donnée.
Optimiser la collaboration : Les équipes achats, production, finance et direction gagnent du temps et de la visibilité, sans subir la lourdeur de multiples fichiers Excel ou courriels épars.
Privilégier la flexibilité : Un logiciel tel que Lapala permet d’adapter le processus d’approvisionnement autonome à votre contexte (taille de l’entreprise, typologie de produits, budgets, règles internes) et de le faire évoluer au fil du temps.
Nécessité d’une conduite du changement minimale : Même la meilleure solution digitale échouera si les collaborateurs ne comprennent pas l’intérêt, les mécanismes et l’impact positif qu’elle apporte. Même si certains logiciels sont très simples à utiliser, former, communiquer et intégrer les retours de chacun sont les clés d’une adoption réussie.
Approche globale et durable : Le bénéfice ne se limite pas à un meilleur contrôle des coûts ; il touche aussi la réactivité, la satisfaction interne et externe, et la capacité à innover sur son marché.