Toutes les entreprises ont des besoins relatifs à leur métier (par exemple : faire un devis, éditer des fiches de paie, planifier la production…). Une application métier permet alors de couvrir un ou plusieurs besoins (par exemple une application de chiffrage et CRM pour les devis, un SIRH pour les fiches de paie, un ERP pour la planification).
Dans le cadre d’une digitalisation de ses activités, une entreprise peut s’approprier une application métier (autrement appelée logiciel ou plateforme) de plusieurs manières :
- Achat ou abonnement à un logiciel du marché
- Développment informatique spécifique par la DSI ou par des prestataires ou agences
- Construction no-code ou low-code par les métiers ou par des prestataires ou agences
Dans cet article nous vous guideront dans vos réflexions relatives à votre prochaine application métier.
Si vous n’aviez qu’une chose à retenir de cet article :
Le choix d’une application métier ne doit pas être empirique et nécessite de la méthode. En effet une application métier n’est qu’une solution parmi d’autres à un besoin ou problème.
Par exemple, pour “Augmenter le nombre de commandes d’une entreprise” différentes solutions sont possibles comme :
- Libérer le temps des commerciaux grâce à une application métier
- Ou embaucher de nouveaux commerciaux
- Ou sous-traiter en partie la génération de commandes
Définition Application métier
Qu’est-ce qu’une application métier ?
Une application métier est un outil numérique permettant de répondre à un ou plusieurs besoins ou problèmes d’une entreprise.
Ces applications permettent de digitaliser les activités des collaborateurs, d’automatiser des processus, de gérer les données ou encore de visualiser le fonctionnement d’une organisation pour permettre des décisions éclairées.
On retrouve ces logiciels sur toute la chaîne de valeur d’une entreprise : de l’administration des ventes à la facturation, en passant pour la production, la logistique, les ressources humaines…
Chaque application métier est composée de fonctionnalités spécifiques et personnalisées. Par exemple pour une application métier de production, on retrouve des fonctionnalités de planification des ressources, d’ordonnancement, de gestion des achats, de suivi, de reporting…
Les différents modèles de déploiement d’une application métier
- Application hébergée directement sur l’ordinateur d’un collaborateur. Dans les enjeux actuels des entreprises, ce support est difficile à maintenir et a tendance à disparaître
- Logiciel hébergé sur les serveurs physiques d’une entreprise et accessible via des passerelles, réseaux et VPN de l’organisation. Ce système coûte très cher à maintenir (à la fois en terme d’achat de serveurs et en gestion par les techniciens) et des problèmes de sécurité sont fréquents. Par ailleurs, ce modèle est souvent source de frustration par les équipes par manque de simplicité d’utilisation et de performance.
- Cloud privé, l’application est hébergée sur une infrastructure Cloud dédiée uniquement à l’entreprise. Cela permet une meilleure gestion de la sécurité
- Cloud public, l’outil est hébergé sur une insfrastructure Cloud mutualisée entre plusieurs organisations
Pour les deux derniers modèles Cloud :
- Coûts sont maîtrisés grâce à une facturation à l’usage,
- Applications sont facilement scalables selon vos besoins de croissance,
- Usages à distance, en télé-travail et mobile sont simples et sécurisés
Les différents moyens de développer une application métier
Achat ou abonnement à un logiciel ou solution du marché
Ce modèle permet un large choix de logiciels, ERP, CRM, SIRH… proposant des fonctionnalités et des tarifs variés. Si vous trouvez votre bonheur, c’est une des meilleures solutions qui nécessite un investissement initiale en temps et en euros moindre. Si besoin, il est normalement simple de migrer vos données vers un autre logiciel à la moindre insatisfaction. Cependant, en général, le logiciel parfait n’existant pas, l’entreprise peut se retrouver contrainte de s’adapter à son logiciel (à cause de fonctionnalités manquantes ou du manque d’ergonomie).
+ Utilisation de logiciels standards
+ Pas ou peu de développements
– Personnalisation limitée
– Evolutions dépendantes des éditeurs
Développement spécifique en code de l’application par la DSI ou en externe
A partir de vos besoins, une DSI ou une agence de développement peut construire votre application métier et la personnaliser selon vos envies. Son coût initial est élevé mais son coût en régime de croisière est ensuite marginal. Néanmoins, le lancement du projet peut être long et non prioritaire pour la DSI (une direction métier peut attendre des mois avant même de commercer le projet). Par ailleurs, elle nécessite que la DSI maîtrise des langages de code modernes. Enfin, sa maintenance est dépendante de ressources qui peuvent quitter l’entreprise ou qui coûtent chers.
+ Application métier Personnalisée
+ Pas de coût en régime de croisière
– Dépendant de la disponibilité de la DSI
– Coût initial et en maintenance très élevé
Conception spécifique en no-code ou low-code par DSI ou des chefs de projet métier
Depuis près de 10 ans, des plateformes no-code ou low-code ont vu le jour. Elles permettent sans compétence en développement informatique de créer des logiciels, des automatisations, des applications mobiles…. Elle nécessite tout de même un temps de prise en main (mais rien à voir avec l’apprentissage du code). Cette méthode permet de concevoir rapidement des applications métier hautement personnalisées, avec des évolutions et maintenances simples et un coût maîtrisé selon vos usages. Une plateforme héberge plusieurs applications sans réelles différences de prix
+ Personnalisation réalisable par les métiers
+ Coût à l’usage
– Nécessite un temps de prise en main
Cas d’usages et exemples d’applications métier
Application métier RH
On peut retrouver des applications SIRH qui facilitent les démarches des collaborateurs et libèrent du temps aux responsables RH, notamment grâce aux automatisations.
Exemples d’applications métier :
- Gestion recrutements et candidatures
- Pilotage et gestion des formations
- Calcul des variables de rémunération
- Demande de congés
- Gestion des absences
- Pointage des temps
- Onboarding nouveaux employés
Application métier Logistique
Les logiciels et ERP pour la logistique rendent l’approvisionnement plus robuste et la collaboration plus efficace entre les équipes, les prestataires et les fournisseurs.
Exemples d’applications métier :
- Suivi des commandes
- Gestion des stocks
- Approbation des achats
- Préparation des commandes
- Dispatch
- Gestion de l’entrepôt et des emplacements
- Gestion des fournisseurs
Solution pour les ventes
Ces applications ont l’avantage de libérer les commericaux des tâches administratives et des relances grâce aux automatisations. Ils rendent la prospection plus performante.
Exemples d’applications métier :
- Chiffrage des projets et commandes
- CRM
- Validation des propositions
- Edition des devis et factures
- Reporting et analyses des ventes
- Qualification des prospects
- Messages et relances des clients
Application métier de production
Ils permettent d’optimiser et de planifier les activités de production, tout en assurant une meilleure traçabilité des processus et en aidant à garantir la qualité finale des produits.
Exemples d’applications métier :
- Planification des ressources de production
- Ordres de fabrication
- Gestion des coûts de production
- Suivi des contrôles qualité et normes
- Maintenance des équipements et machines
- Gestion des approvisionnements
- Calcul et suivi des KPI
Application métier de comptabilité
Ces logiciels permettent aux entreprises de simplifier leurs processus financiers, d’améliorer leur efficacité opérationnelle et de minimiser les erreurs humaines.
Exemples d’applications métier :
- Saisie et gestion des écritures comptables
- Suivi et rapprochement des paiements
- Gestion de la trésorerie et des flux financiers
- Gestion des immobilisations
- Comptabilité analytique et budgétaire
- Préparation des déclarations
- Établissement des bilans
Solution pour les services généraux
Ils facilitent la gestion des opérations essentielles au bon fonctionnement de l’entreprise, en centralisant les demandes et en automatisant les processus.
Exemples d’applications métier :
- Gestion des contrats et fournisseurs
- Gestion des demandes d’intervention
- Suivi des consommations énergétiques
- Gestion des flottes et du parc automobile
- Suivi des demandes de fournitures
- Gestion des espaces de travail et de réunions
- Planification et suivi des événements
Le match Logiciel vs Plateforme
C’est un des grands choix à prendre pour une entreprise. Est-il préférable d’utiliser de nombreux logiciels différents et donc se laisser la possibilité de changer régulièrement de logiciels dans le temps selon les besoins ou est-il préférable d’utiliser une plateforme unique sur laquelle toutes vos applications métier seront construites ?
Principaux points de différence :
- Les plateformes apportent un haut niveau de personnalisation no-code et des coûts pour des prix moins élevés (par effet de mutualisation). La connexion entre les applications est simplifiée.
- Les logiciels permettent de ne pas gérer la construction des outils, seulement leur paramétrage et de pouvoir migrer d’un logiciel à un autre sans grande difficulté. Leur interconnexion dépend des logiciels utilisés et de leur API.
Quels sont les avantages d’une application métier ?
Optimisation d’un processus
Une application métier permet d’éliminer et d’automatiser les tâches manuelles sans valeur ajoutée et chronophages, les saisies multiples et les erreurs liées à l’utilisation de logiciels alambiqués. Ceci réduit donc les risques d’erreurs et améliore la qualité de la donnée
Meilleure collaboration
Ces outils simplifient la collaboration dans les entreprises. L’enchaînement des tâches et approbations entre les acteurs est plus dynamique. Le climat est amélioré grâce à une communication plus souple et une orchestration automatisée.
Traçabilité et suivi
Grâce à une application métier vous pouvez mettre en place différents dispositifs de mesure permettant de suivre des indicateurs de performance, délais et l’état d’avancement de différents dossiers ou affaires.
Données et informations de qualité
Il est plus simple pour les collaborateurs de remplir correctement les informations. Les automatisations permettent également d’éviter les erreurs. La recherche d’information est également simplifiée
Digitalisation et automatisation
Les applications métiers sont une bonne entrée en matière pour permettre aux entreprises de tirer parti du numérique en facilitant la conduite du changement auprès des collaborateurs. Les automatisations apportent directement des bénéfices financiers et permettent de financer la suite
Audit simplifié des processus
L’ensemble du processus étant documenté et informatisé cela permet de faciliter l’audit du processus grâce aux données terrain. Les analyses de données sont alors plus simples et plus concrètes. Si vous souhaitez réaliser un audit processus, nous avons détaillé une méthode
Comment s’y prendre pour construire ou choisir une application métier ?
Même si vous avez identifié un besoin métier, il ne faut surtout pas partir tête baissée dans la construction de l’application métier. En effet, il peut être plus judicieux d’étudier le besoin avec un nombre représentatif de collaborateurs
En effet, l’identification de solutions à un besoin est un travail méthodique. Il est donc important de comprendre le fonctionnement complet d’un processus de travail avant de commencer à choisir les solutions.
Étape 1 – Formaliser collectivement l’ensemble du ou des besoins à couvrir grâce à un état de lieux
Choisir ou construire une application métier se fait en équipe !
Il est essentiel de travailler en étroite collaboration avec les collaborateurs impliqués dans le processus. Si le nombre d’employés impliqués est important, il peut être nécessaire de consulter un groupe représentatif de cette population.
En plus des équipes de l’entreprise, il peut être important d’impliquer d’autres acteurs comme des partenaires, des prestataires, des fournisseurs et pourquoi pas des prospects ou des clients pour prendre en compte leur avis.
D’ailleurs, il est crucial de discuter avec les bonnes personnes pour avoir une compréhension plus précise du fonctionnement. Par exemple, il peut être plus avantageux de s’entretenir avec un opérationnel plutôt qu’avec son manager.
Enfin, adopter une attitude bienveillante, à l’écoute et pédagogue sera bénéfique pour la réussite du projet, en particulier s’il entraîne des changements organisationnels majeurs.
Décrire son métier n’est pas toujours intuitif
Certaines personnes ont du mal à expliquer leurs tâches quotidiennes, quelque soit leur position dans la hiérarchie. Il ne faut pas hésiter à s’assurer de ce que les collaborateurs disent sous peine de faire une mauvaise application métier.
Si possible, il est vivement conseillé de réaliser des observations sur le lieu de travail, par exemple en utilisant la méthode DILO (Day In a Life Of). Cette approche vous permet d’observer directement l’exécution des activités et de recueillir des informations en situation réelle. Elle favorise également une bonne entente sur le projet.
En savoir plus, grâce à notre article donnant une méthode pour mener un audit ou état des lieux
Cartographier ou modéliser les besoins
Une image vaut mille mots. Vous trouverez ci-dessous la modélisation d’un processus d’achat.
La cartographie doit être considérée comme une carte routière visuelle d’un processus permettant de repérer :
- Les différents événements (début, milieu et fin), représentés par des cercles rouges.
- Les participants, avec des pastilles de couleurs distinctes.
- Les tâches et processus mis en œuvre, illustrés par des rectangles.
- Décisions, conditions et actions simultanés (appelés passerelles) sous forme de losanges.
- Les liens entre les éléments, notamment les flux de séquences et de messages.
En complément de cette représentation graphique, un document additionnel ou une autre cartographie peuvent inclure pour chaque processus :
- Les outils, logiciels et applications utilisés.
- Les interactions orales, papier ou via un logiciel.
- Des procédures à suivre.
- Le temps nécessaire pour mener à bien le processus.
- La durée de réalisation de chaque tâche.
- La fréquence à laquelle elles sont effectuées.
- Les stocks disponibles à chaque phase.
- Le degré de satisfaction des employés concernant chaque opération.
- Les difficultés et les lacunes rencontrées à chaque étape.
Étape 2 – Lister les opportunités d’automatisation et les prioriser
Suite à la formalisation collaborative du processus, il sera plus facile d’identifier des opportunités d’automatisation des tâches comme :
- L’automatisation d’écriture dans Excel
- Le reporting
- La création de documents
- La génération ou l’envoi de document
- La gestion de relance et de notifications
- La collecte et le suivi d’indicateurs de performance
- La priorisation et le tri de données
- Les saisies multiples dans les différents logiciels
- La qualification de documents…
Néanmoins, une entreprise ne peut pas tout résoudre tous les besoins d’un coup ! Il est important de prioriser chaque tâche potentiellement automatisable.
Pour effectuer cette priorisation des différents besoins, une organisation peut recourir à une matrice d’évaluation comme celle présentée ci-dessous.
Exemple de matrice de priorisation d’une tâche de saisie de bons de commande.
Une fois toutes les tâches priorisées, l’entreprise pourra construire sa feuille de route pour le choix ou la construction d’une application métier pour améliorer progressivement sa productivité.
Étape 3 – Choisir les bons outils d’automatisation des tâches
Jettez un coup d’oeil à notre guide dédié
qui détaille toutes les étapes pour construire ou choisir la meilleure solution
La méthode Lapala pour créer une application métier avec nos clients
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