Le monde des applications de workflow a changé depuis quelques années. Une nouvelle génération de logiciels est apparue. Elle permet, à n’importe quelle entreprise, PME ou grande entreprise, avec ou sans service informatique, de créer des workflows pour transformer simplement leurs processus quotidiens et à moindre coût. Une application de workflow est un logiciel permettant de digitaliser et automatiser partiellement un processus.
Un workflow est donc tout simplement un enchaînement d’étapes. Ces étapes dans une application de workflow peuvent être :
- Des tâches manuelles – Les employés accèdent à des expériences guidées de travail grâce à l’utilisation de formulaires dynamiques et de circuits intelligents d’approbation.
- Des tâches automatisées – Par exemple, l’attribution des tâches, les notifications, les relances, les mises à jour de logiciels, l’affichage de données déjà créées en amont du processus, la recherche d’information dans vos logiciels existants.
Il y a de nombreux usages et exemples d’utilisation d’application de workflow : demande de devis, gestion des achats, processus RH, facturation, saisie des temps… Tout est possible avec ces logiciels 100% personnalisables selon vos besoins.
Qu’est-ce qu’une application de workflow ?
Une application de workflow ou encore appelé logiciel de gestion des processus ou logiciel BPM Business Process Management, est un logiciel permettant de transformer les processus d’entreprise en expérience guidée et actionnable pour les équipes. Ces logiciels sont souvent no-code, c’est-à-dire utilisables sans avoir à écrire une seule ligne de code. Cette expérience est construite autour de deux éléments :
- Des formulaires dynamiques permettant aux équipes de saisir des informations et de réaliser des circuits d’approbation efficaces
- Des automatisations pour libérer les équipes des tâches sans valeur ajoutée et rébarbative comme les saisies multiples, les recherches complexes d’information, les relances…
Ci-dessous vous trouverez un workflow composé de tâches manuelles en bleu et d’étapes automatisées en vert.
Un processus étant tout simplement un enchaînement d’étapes et de tâches, tous les processus et activités d’une entreprise peuvent être construits dans une application de workflow. Par exemple : l’intégration d’un nouvel employé, la gestion des notes de frais, les demandes de devis, l’approbation d’achats, les demandes administratives, la gestion des interventions, la gestion des incidents, la facturation…
Donc une application de workflow est un logiciel permettant de créer un parcours ordonné de tâches, de données à travers des étapes 100% personnalisables. Elle aide les entreprises à centraliser l’information, rationaliser leur processus et libérer les équipes des tâches répétitives.
Exemples d’utilisation d’une application de workflow
Exemple 1 – Gestion des demandes de devis avec une application de workflow
Le processus de vente se déroule en plusieurs étapes distinctes, chacune étant optimisée pour améliorer l’efficacité commerciale :
- La première tâche consiste en un entretien structuré avec le client potentiel. L’équipe commerciale suit le guide d’entretien permettant de comprendre les besoins et attentes du prospect.
- Les informations collectées sont ensuite centralisées dans un CRM. Un prospect, son entreprise et une opportunité sont créées dans le CRM
- Vient ensuite l’analyse à froid de la demande. Cette évaluation permet de déterminer la faisabilité et la pertinence du projet.
- Selon les conclusions, deux chemins sont possibles : soit l’élaboration d’un devis, soit une réponse argumentée expliquant pourquoi nous ne pouvons pas donner suite.
Construction du processus et de l’expérience guidée dans une application de workflow
Ce parcours est alors construit sur l’application de workflow. Pour information, chaque bloc du processus correspond à la création d’une expérience guidée pour les équipes, c’est-à-dire un formulaire dynamique personnalisé.
En un clic, transformation en formulaire dynamique, circuit d’approbation et automatisation
Une application de workflow, c’est également un espace de travail et de collaboration pour les équipes. Les employés peuvent alors vivre l’expérience guidée que vous aurez créée, tâche par tâche.
Avec un logiciel de workflow, un employé réalise un parcours 100% personnalisé :
- Étape 0, l’employé lance le bon processus depuis son espace personnel
- Tâche 1, il est guidé dans la découverte du prospect grâce à un formulaire dynamique qui suit la trame d’entretien
- Tâche 2, le commercial est libéré des tâches sans valeur ajoutée de mise à jour du CRM. Grâce à la réduction des erreurs, la donnée est de meilleure qualité.
- Étape 3, l’employé doit qualifier l’opportunité grâce à un formulaire dynamique proposant des calculs automatiques. Par ailleurs l’expérience peut être enrichie de données provenant d’autres logiciels (par exemple, repartir d’une qualification d’un prospect passé ou choisir un modèle de devis…). Le commercial peut alors se concentrer sur le nécessaire en se laissant guider par l’expérience.
- Étape 4, selon les réponses au formulaire précédent, la demande est orientée soit vers la production du devis, soit vers l’envoi d’un mail automatisé en cas de refus.
Exemple 2 – Workflow d’approbation des achats
La gestion des achats est un processus très important pour une entreprise, elle garantit une production stable sans rupture de stocks et permet de suivre l’utilisation des budgets. Sans application de workflow, il peut y avoir des problèmes d’efficacité dans le circuit d’approbation et des sous-optimisations comme des saisies multiples ou des recherches complexes d’information.
Grâce à une application de workflow comme Lapala. Les employés peuvent saisir des demandes simplement. Les tâches rébarbatives sont automatisées. Par ailleurs, en deux clics, une personne peut repartir d’un achat existant sans ressaisir de l’information. Les logiciels de workflow proposent ensuite des circuits d’approbation optimisés. Un système de conditions reprenant le savoir-faire d’une entreprise peut facilement être mis en place.
Enfin, des automatisations de toutes sortes sont choisies pour notifier, mettre à jour des logiciels, lancer automatiquement des processus de commandes…
Exemple 3 – Workflow de gestion des interventions
La gestion des incidents est un processus qui nécessite efficacité et peu d’erreurs car les techniciens sont en contact direct avec des clients. Néanmoins, certaines entreprises subissent des problèmes à de nombreux niveaux liés à ce workflow: erreurs dans la demande du client, mauvaise qualification, retard de prise en charge, problème de communication avec le client, no-show du demandeur et tâches administratives répétitives… Tous ces points participent à une diminution de la satisfaction client.
Avec une application de workflow, la demande est saisie simplement, sans erreur, sans effort et avec toutes les informations nécessaires. Si un client existe déjà, vous pouvez retrouver toutes ses données et l’historique depuis les formulaires dynamiques du logiciel de workflow. Un système de gestion de conditions simple et puissant permet de personnaliser le processus en respectant le savoir-faire de l’entreprise. Grâce à cet outil, les informations et tâches sont distribuées à la personne, au bon moment et sans clic inutile.
Exemple 3 – Gestion des factures fournisseurs avec une application de workflow
Il est important de s’assurer de la qualité et conformité d’une commande reçue avant de lancer le paiement du fournisseur. Néanmoins, il est fréquent que des frictions apparaissent sur le processus : rangement et classement de la facture, perte de la facture, délais de réponses, problèmes de communication entre la comptabilité et la production, retard de paiement…
Une application de workflow centralise les factures et la collaboration sur une plateforme unique. Grâce à la création de règles de contrôle et grâce à des circuits d’approbation dynamiques, tout le processus s’améliore. Par ailleurs les automatisation permettent la mise à jour des logiciels, les notifications, les relances, les contrôle financier. Les équipes sont libérées de tâches sans valeur ajoutée et les erreurs sont supprimées.
Exemple 4 – Saisie d’une note de frais avec une application de workflow
Suivre les dépenses et rembourser rapidement les notes frais est un enjeu RH et financier pour les entreprises. La gestion des notes de frais est souvent source de problèmes : perte des justificatifs, relances pour demander les justificatifs, retard d’approbation, erreurs de saisies, délais de paiement.
Une application de workflow permet aux équipes de saisir facilement une dépense sans erreur et sans oubli. Ils peuvent même importer leur justificatif en un clic. Grâce à des circuits efficaces d’approbation, il n’y a plus de blocage et de retard dans l’enchaînement des étapes. Par ailleurs, les tâches rébarbatives et répétitives sont automatisées pour libérer les équipes financières et RH.
Avantages de l’utilisation de l’application de workflow ?
Les applications de workflow représentent une étape clé pour optimiser les opérations de votre entreprise. Ces outils, à la fois simples et conviviaux, permettent de démontrer rapidement leur utilité aux équipes, sans nécessiter de formations longues ou de gestion complexe du changement.
Fin des tâches manuelles répétitives
Grâce à la collecte automatisée des données tout au long du workflow et à l’intégration avec vos logiciels actuels, les équipes ne perdent plus de temps à ressaisir des informations déjà disponibles. Cela simplifie leur quotidien et réduit les erreurs.
Accès rapide aux informations
Il n’est pas rare de chercher partout une information, auprès de ses collègues, dans les différents logiciels… et ne rien trouver. Cela participe d’ailleurs à une mauvaise ambiance. Une application de workflow facilite cela en créant des outils de recherches puissants.
Synchronisation automatisée logiciels
Les applications de workflow s’interfacent avec vos logiciels existants et automatisent les mises à jour nécessaires. Cela élimine les tâches fastidieuses de saisie manuelle et permet aux équipes de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
Suivi, traçabilité et transparence
Avec des fonctionnalités de reporting et de suivi en temps réel, les managers peuvent visualiser l’avancement des processus et prendre des décisions éclairées. Cette visibilité améliore la réactivité et la gestion globale de l’entreprise.
Adieu aux fichiers Excel dispersés
Les tableurs individuels, souvent utilisés pour suivre les tâches, fragmentent les données et nuisent à la collaboration. Un outil comme Lapala centralise toutes les informations, favorisant une meilleure coordination entre les équipes.
Personnalisation sans codage
Que ce soit pour créer de nouveaux workflows ou adapter des processus existants, une application de workflow comme Lapala permet de concevoir des parcours guidés via des formulaires intuitifs et automatisations, sans avoir besoin de compétences techniques.
Optimisation efficacité opérationnelle
Ces logiciels attribuent automatiquement les tâches aux bonnes personnes au bon moment, en évitant les clics inutiles. Les circuits d’approbation sont ainsi rationalisés et plus efficace, ce qui booste la productivité et améliore les délais.
Amélioration des conditions de travail
L’ergonomie et les automatisations intégrées libèrent les équipes des tâches monotones, répétitives et sans valeur ajoutée. Les parcours guidés simplifient leur travail, leur permettant de se concentrer sur des activités plus stratégiques.
Amélioration de la satisfaction client
Les gains de temps et de qualité se traduisent par une meilleure expérience client. En réduisant les délais de traitement et en améliorant la précision, vous renforcez la satisfaction de vos clients et la réputation de votre entreprise.
Comment mettre en place une application de workflow ? Les 5 étapes d’un workflow
Pour cette partie, nous allons utiliser l’application de workflow Lapala. Elle est simple à utiliser, sans avoir besoin d’un service informatique et est adapté aux entreprises de toute taille comme les PME.
Pour rappel, vous allez d’abord construire la structure du workflow puis concevoir dans chaque bloc le formulaire, la validation ou l’automatisation que vous souhaitez. Enfin, sans effort, en un clic, vous allez la transformer en expérience guidée que vous pourrez tester.
Étape 1 : Conception et modélisation avec l’application de workflow Lapala
- Seul ou avec vos équipes, construisez la structure du workflow en suivant ces instructions simples :
- Une tâches = un bloc (exemple : une étape du circuit d’approbation)
- Un bloc peut être une tâche manuelle ou une automatisation
- Utiliser des noms d’étapes connues par vos équipes
- S’il y a des conditions et différents chemins dans votre workflow, commencez par le chemin le plus fréquent et finalisez-le avant de passer aux autres cas. Vous pourrez par la suite fusionner différents chemins
- Pour chaque bloc, définissez un acteur.
- Commencez par créer les différents acteurs et rôles dans l’espace de gestion des acteurs.
- Pour chaque bloc, modifiez l’acteur.
- A savoir que dans Lapala, les automatisations sont considérées comme des acteurs.
Pour ceux qui préfèrent un format vidéo, je vous invite à regarder cette vidéo
Etape 2 – Créer l’expérience guidée et intuitive pour vos équipes grâce aux formulaires dynamiques avec une application de workflow
Chaque bloc du workflow est soit une expérience guidée, soit une automatisation. L’expérience guidée est tout simplement un formulaire dynamique pour vos équipes. Grâce aux concepteurs de formulaires vous pouvez créer des champs personnalisés selon votre savoir-faire et vous pouvez afficher automatiquement des données qui ont été saisies dans les étapes précédentes ou qui proviennent d’autres logiciels existants dans votre entreprise.
Étape 3 – Test, exécution
Le MVP de votre workflow est prêt ? Lancez-vous !
- Testez en conditions réelles seul ou avec vos équipes
- Si besoin, itérez rapidement grâce à une interface no-code
- Déployez le progressivement à toute l’entreprise
Astuce : Ne visez pas la perfection dès le début. Adoptez une approche agile et itérative. Les premiers gains de productivité apparaîtront rapidement, et vous pourrez optimiser en continu selon les retours terrain.
Étape 4 – Pilotage et suivi
Pendant les premières semaines, grâce à des dispositifs de feedbacks et en suivant les données. Vous pourrez contrôler et tracer l’amélioration de l’activité grâce à l’application de workflow. Les indicateurs pourront vous guider dans des décisions éclairées
Étape 5 – Amélioration continue
Les applications de workflow sont de formidables outils d’amélioration continue. En un clic et sans effort, vous pouvez modifier le workflow pour qu’il soit mieux adapté à votre savoir-faire et de progressivement arriver à un fonctionnement parfait.
Quelle est la meilleur application pour créer des workflows ?
Certes, nous vous recommandons de tester gratuitement notre logiciel Lapala, mais pour vous aider à faire le bon choix nous avons listé ci-dessous nos concurrents comme Kissflow, Process Street, Pipefy, Nintex, ProcessMaker.
Critères de sélection pour choisir le bon logiciel adapté à vos besoins
Il est important de soumettre chaque application de workflow à vos exigences business. Voici différentes questions à se poser :
- No-code ou Low-code ? Autrement dit service informatique ou pas de service informatique ? Les applications no-code n’ont pas besoin de services informatiques pour être mis en place grâce à une facilité d’utilisation qui permet à un chef de projet métier de construire simplement de premiers workflows avec l’aide du service customer success du logiciel. Lapala est un logiciel no-code
- Prix ? Le montant annuel ou mensuel de l’outil doit être adapté à votre budget. Par ailleurs, sans oublier que ces logiciels apportent des gains intéressants de réduction des coûts. Lapala propose un tarif progressif et adapté aux PME. Cela permet d’y aller à son rythme et que chaque nouveau processus soit financé par le précédent
- Support et aide au démarrage ? Vous aurez ponctuellement besoin d’assistance. Il est important d’étudier ce que propose le logiciel
- Intuitivité de l’espace de travail des employés ? En général, ces outils proposent des workspaces pour les équipes qui ne nécessitent que très peu, voire aucune formation. Mais il est tout de même important de le vérifier.
Tableau comparatif des solutions : Lapala, Heflo, Pipefy, Process Street, Processmaker, Kissflow…
Lapala
Logiciel de workflow visuel, simple à prendre en main et parfaitement adapté aux PME
À partir de $39/mois sans limite d’utilisateurs
Version gratuite disponible
Facilité d’utilisation
⭐⭐⭐⭐⭐
Processmaker
Approche hybride BPMN et optimisation technique pour les services informatiques
Entre $1,300 et $2,300/mois
Pas d’essai gratuit
Facilité d’utilisation
⭐⭐⭐
Process Street
Logiciel de workflow par checklist pour les PME
À partir de $100/mois pour 5 utilisateurs
Période d’essai de 14 jours
Facilité d’utilisation
⭐⭐⭐⭐
Pipefy
Logiciel de workflow visuelle basée sur Kanban pour le suivi et la réalisation des tâches
À partir de $24/mois par utilisateur
Période d’essai de 14 jours
Facilité d’utilisation
⭐⭐⭐⭐
Heflo
Workflow avec Modélisation conforme aux normes BPMN
À partir de $90/mois
Période d’essai de 30 jours
Facilité d’utilisation
⭐⭐⭐⭐
Appian
Solution low-code avancée pour intégrations complexes et haute sécurité
À partir de $2,000/mois
Pas d’essai gratuit
Facilité d’utilisation
⭐
Nintex
Logiciel de workflow low-code pour les grandes entreprises et bien plus de fonctionnalités
Entre $1,500 et $2,500/mois
Pas d’essai gratuit
Facilité d’utilisation
⭐
Kissflow
Panel complet de solutions low-code pour les PME ayant un service informatique
À partir de $1,500/mois pour 50 utilisateurs
Période d’essai de 30 jours
Facilité d’utilisation
⭐⭐⭐
FAQ sur les applications de workflow
Quels sont les trois types de workflow ?
- Workflow document. C’est-à-dire une procédure papier ou pdf. Ils sont de bons outils de communication mais ont des limites opérationnelles. En effet ils ont tendance à être oubliés, ils sont difficiles à mettre à jour et de plusieurs versions peuvent involontairement co-exister
- Workflow digital. C’est l’utilisation d’une application de workflow qui permet de créer des expériences guidées, toujours à jour, pour les équipes. Cela grâce à 3 fonctionnalités : les formulaires dynamiques, les circuits d’approbation et la gestion puissantes des données.
- Workflow partiellement automatisé. Certaines étapes du processus sont automatisés grâce à la connexion avec des logiciels existants dans l’entreprise. Par exemple : les mises à jour de logiciels, les notifications, les relances, les générations de document…
Quels sont les 3 composants basiques d’un workflow ?
- La création d’expérience guidée grâce aux formulaires dynamiques et circuit d’approbation 100% personnalisables. Les entreprises utilisent enfin un outil adapté à leur fonctionnement et savoir-faire. Ce parcours permet de créer des tâches et des processus puissants et intuitifs
- Attribution automatique des tâches. Selon les conditions qu’une entreprise paramètre, une application de workflow distribue la bonne tâche, à la bonne personne, au bon moment et sans clic inutile
- Automatisations. La gestion des données et la réalisation des tâches sans valeur ajoutée sont automatisables. Cela permet de réduire fortement les erreurs, de libérer les employés des tâches rébarbatives et d’améliorer les délais opérationnels.
Vous savez tout pour choisir la bonne application de workflow. Maintenant c’est à vous de jouer !
Laisser un commentaire